Банковская деятельность сопровождается большим потоком бумажных и электронных документов, которые предоставляют клиенты, другие банки, вышестоящие и контролирующие организации, не говоря уже о тех, что создаются внутри самой кредитной организации. И важную роль здесь может сыграть аутсорсинг.

Каждый документ проходит определенные стадии обработки, имеет свои сроки хранения. От того, насколько легко получить доступ к необходимой информации, как быстро это происходит и насколько удобно для клиентов и менеджмента, во многом зависит эффективность работы организации. Надежность хранения и быстрый поиск документов могут непосредственно влиять на качество обслуживания, а также на операционные и административные издержки.

Характерная особенность информации как ресурса - постоянное нарастание ее объемов. Задачей же системы управления банком является соответствующее юридическое и техническое обеспечение для подобного накопления информации; создание комплекса информационных технологий для удобной, быстрой и качественной обработки циркулирующих документов.

Кредитные организации могут хранить и обрабатывать документы на бумажном носителе и документы, созданные в электронном виде, в соответствии с правилами бухгалтерского учета и требованиями Центрального банка, налоговой службы, других министерств и ведомств. Эта работа может вестись как самостоятельно, так и с помощью другой организации. Основными критериями выбора аутсорсинговой компании являются экономическая эффективность и качество, т.е. возможность быстро получить необходимую, достоверную и полную информацию.

Разнообразие информационных ресурсов как по форме предоставления, так и по виду носителя снижает возможность оперативного нахождения данных, необходимых на определенной стадии подготовки и принятия управленческих решений. Эффективная реализация функции поиска и проверки достоверности информации возможна лишь при соответствующей организации процесса хранения, учета и первичной верификации данных.

Наиболее ценными в кредитной организации являются документы по кредитной сделке, которые, как правило, формируются в соответствующее досье. Кредитные досье до передачи их в архив должны храниться в помещениях кредитующих подразделений в сейфах или шкафах, обеспечивающих их сохранность и недоступность для лиц, не уполномоченных на ведение данных операций, под персональной ответственностью руководителей кредитующих подразделений. Дальше досье могут передаваться в архив банка (или на вне-офисное хранение) и на сопутствующую обработку.

При неверном оформлении кредитных договоров, договоров залога или договоров, на основании которых клиент предоставляет обеспечение банку, может возникнуть существенный юридический риск. Ошибки в оформлении этих документов приводят к потере возможности взыскать возмещения по договору (при наступлении дефолта по кредитному договору), полностью исключив вероятность получения денежных средств, предоставленных клиенту.

В связи с этим все большую актуальность приобретает подход, при котором действия по проверке комплектности и корректности оформления заключаемых в банках кредитных договоров переносятся на внешнее управление (особенно если организация уже пользуется услугами аутсорсинга, в частности, внеофисного хранения документов). Это позволяет, во-первых, объективно и независимо оценить процент ошибок, т.е. качество работы кредитующих подразделений (в том числе и наличие коррупционной составляющей), во-вторых, снизить затраты на данный процесс, что даст возможность менеджменту сосредоточиться исключительно на основной деятельности.

Таким образом, предлагая инновационные решения в системах документооборота в банковской сфере России, ОСГ помогает крупнейшим банкам сократить риски и наиболее эффективно стандартизировать бизнес-процессы управления и хранения банковских документов.