Банкам, приступающим к автоматизации бюджетирования административно-хозяйственных расходов, компания «Интерсофт Лаб» предлагает чек-лист, который помогает упростить позиционирование проекта, сформулировать необходимые требования к ПО и эффективно взаимодействовать с вендором в фазе инициирования проекта. Рассказывает Ольга МОРОЗОВА, к.т.н., доцент кафедры «Бизнес-информатика» Финансового университета при Правительстве Российской Федерации, эксперт компании «Интерсофт Лаб».

Специалисты, много лет работающие в сфере банковской автоматизации, знают, что на этом рынке существуют сезонные тренды. В частности, с наступлением осени наблюдается всплеск интереса к решениям для автоматизации бюджетирования. В преддверии очередного бюджетного цикла обостряются привычные «фантомные боли» заказчиков: затягивание бюджетного процесса и нарушения регламентов планирования, сложности и ошибки при консолидации «локальных» смет в сводный бюджет банка, непрозрачное планирование и исполнение бюджета, затянутые сроки согласования и проведения хозяйственных платежей, перерасход бюджета и мучительные корректировки, сложности получения актуальной план-факт отчетности и отсутствие инструментов контроля за расходованием бюджетных средств в режиме реального времени.

Что делать банку, вставшему на путь автоматизации бюджетирования? Ответ - подойти системно и готовиться к проекту по четкому обкатанному на практике плану, который обобщает опыт десятков внедрений ПО для автоматизации управления хозяйственными расходами. Начать можно с ответов на вопросы чек-листа, подготовленного компанией «Интерсофт Лаб» - проверенным поставщиком систем бюджетирования в кредитные организации России и ближнего зарубежья.

Первый вопрос поможет определить цели проекта: необходимо автоматизировать процесс планирования хозяйственного бюджета, или процесс контроля исполнения сметы расходов, или оба процесса сразу. При выборе комплексной автоматизации важно понять, в какой последовательности желательно внедрять ИТ-поддержку этих процессов - сначала планирование, затем контроль или наоборот - и насколько этапы проекта будут разнесены во времени.

Второй вопрос позволит понять ограничения проекта. Чаще всего (кроме ограничений по стоимости) они связаны с выбором программной платформы и использованием разрешенных программных продуктов. Поэтому в первую очередь следует обратить внимание на решения, зарегистрированные в едином Реестре отечественного ПО.

Третий вопрос необходим для правильного планирования сроков проекта и времени его начала. Обратим внимание, что планировать логичнее от даты завершения проекта. В идеале организовать работы так, чтобы к старту новой бюджетной кампании решение уже было введено в промышленную эксплуатацию. Сделать это реально, если у вендора есть отлаженная методология внедрения: например, средний срок автоматизации бюджетирования сметы АХР на базе приложения «Бюджет хозяйственных расходов» от компании «Интерсофт Лаб» составляет 6 месяцев, минимальный – 3 месяца. Другой вариант - приурочить к началу бюджетной компании запуск пилотного проекта и провести апробацию системы на ограниченном наборе данных. Это полезно при наличии серьезных проектных рисков, связанных с масштабом внедрения, сложной, недокументированной или изменяемой «на лету» технологией планирования, или при желании банка предварительно оценить пригодность выбранной ИТ-системы в условиях, максимально приближенных к «боевым». Именно так поступил Банк Уралсиб при внедрении приложения для бюджетирования от «Интерсофт Лаб». Отметим, что этот проект является одним из самых масштабных по автоматизации бюджетирования в российских банках: общее количество пользователей системы приближается к 2000. Кроме этого, банк имеет сложные исторически сложившиеся процессы подготовки бюджета, в том числе ведет планирование более чем в десяти аналитических разрезах. Поэтому в рамках пилотного проекта было выполнено планирование части бюджета (ИТ-бюджета банка на год) и получены доказательства эффективности системы. Бюджетная компания следующего года уже полностью проводилось с использованием автоматизированной системы и была признана успешной. Реалистично оценить сроки проекта и рекомендовать использование пилота может помочь опытный вендор.    

Четвертый вопрос поможет объективно идентифицировать проектные риски и оценить их влияние на сроки и бюджет. Важно выяснить, способен ли заказчик на данном этапе четко сформулировать требования к системе, есть ли документированная или фактически сложившаяся и устоявшаяся технология бюджетирования, готовы ли сотрудники банка к оптимизации процессов, отказу от старых технологий и инструментов, есть ли у проекта влиятельные заинтересованные спонсоры. Если приходится отвечать отрицательно хотя бы по двум пунктам, стоит детально обсудить с вендором, как это увеличит сроки и стоимость проекта.

Вопросы с пятого по двенадцатый необходимы для понимания специфики бюджетного процесса банка, чтобы позднее проверить наличие в ПО для бюджетирования готовых механизмов для их учета или предусмотреть реализацию недостающих инструментов в рамках проекта.

Безусловно справедливо утверждение о том, что все обеспечивающие процессы в кредитных организациях похожи, но детали могут сильно отличаться. Вопрос пять помогает правильно оценить требуемую детальность планирования, т.е. состав аналитических разрезов, в которых будет вестись планирование. Наиболее распространенный набор аналитик включает статью бюджета, ЦФО, валюту, объект затрат, проект, подразделение-инициатора платежа.

Далее следует разобраться в организации планирования и определить, какой вариант планирования будет применять банк: снизу-вверх, сверху-вниз или комбинированную технологию с установкой лимитов.

Следующий вопрос о том, каким методом будет осуществляться учет исполнения бюджета: кассовым или по начислениям.



Также важно уточнить, в какой форме придется вести сбор информации о потребностях в финансировании и платежных обязательствах банка. Например, данные об обязательных платежах могут быть заимствованы из действующих договоров банка. Работу с договорами тоже можно организовать по-разному. В восьмом вопросе необходимо выбрать один из альтернативных вариантов: учет хозяйственных договоров в системе бюджетирования, ведение договоров по внешней учетной систем или комбинированный вариант.

Далее следует детально изучить процессы планирования и контроля, определить владельцев и участников процессов. Общеизвестно, что в банках используются сложные процессы согласования документов, включающие большое количество шагов, ветвления, опциональные этапы, выполняемые по запросу участников согласования. Для поддержки этих процессов необходима система электронного документооборота, которая может быть встроена в ПО для бюджетирования или представлять собой отдельное решение (например, функционирующая корпоративная СЭД банка). Причем в последнем случае документы из системы бюджетирования (например, заявки на платеж) необходимо будет передавать в СЭД для согласования, а после завершения процесса согласования, возвращать обратно в систему бюджетирования. По опыту компании «Интерсофт Лаб», более 90% банков отдают предпочтение встроенной подсистеме документооборота как для планирования, так и для контроля исполнения бюджета. Необходимо также постараться формализовать способы выполнения корректировок в бюджет в течение года.

И наконец, еще два вопроса связаны с отчетностью по планированию и исполнению бюджета. Какие готовые формы отчетности хочет видеть банк? Это статичные таблицы или OLAP-отчеты? Сколько должно быть таких форм, все ли пользователи системы должны иметь доступ к отчетности? Из практики «Интерсофт Лаб», наиболее востребованными являются OLAP–отчеты по бюджетам подразделений, план-факт отчеты по исполнению сметы расходов, а также отчеты по исполнению платежей по договорам.

Заключительный вопрос касается места будущей системы бюджетирования в ИТ-архитектуре банка. Необходимо понять, с какими информационными системами банка и внешними сервисами потребуется интеграция, чтобы учесть эти работы в проекте. Такими системами могут быть: автоматизированная банковская система (для учета фактически выполненных платежей), различные решения для ведения и учета договоров, внешние системы документооборота (для согласования документов вне системы), хранилища данных (для интеграции с данными управленческого учета), и, наконец, нужна ли интеграция с электронными таблицами.

Ответы на вопросы чек-листа помогут банку подготовиться к проекту по автоматизации бюджетирования, существенно упростив процесс определения требований к системе управления административно-хозяйственными расходами, а также сделают процесс выбора программного продукта более понятным и осмысленным.