Специалисты уже не раз отмечали, что внедрение систем электронного документооборота приводит к положительным результатам для банковских организаций. Причины этого очевидны: ЭДО позволяет экономить время, сокращает финансовые затраты на бумажные носители, оптимизирует нагрузку на сотрудников и в отдельных случаях даже численность штатных подразделений. Также с помощью ЭДО становится легче осуществлять контроль за рабочими процессами. В целом использование систем электронного документооборота приводит к ускорению бизнес-процессов, а это особенно важно сейчас, когда скорость принятия решений – например, по кредитным заявкам – становится важным конкурентным преимуществом банка и способом сохранения лояльности клиентов. 

Преимущества очевидны

Банкиры отмечают интересную особенность «нового времени»: если раньше электронным документооборотом интересовались в основном сотрудники банковской организации, то теперь его плюсы «раскусили» и пользователи банковских услуг. Так, по словам экспертов, в некоторых случаях клиенты в принципе не готовы работать с документами на бумажном носителе. Например, ежемесячная электронная выписка транзакций по карте сейчас уже редко предоставляется клиентам в бумажном виде – большинство клиентов готово получать ее, используя с этой целью мобильное устройство или персональный компьютер. 

«Растущие потребности клиентов в ЭДО проявляются не только у физических лиц – мы видим активное использование электронного документооборота и при работе с крупными, средними и малыми предприятиями, как на этапе открытия договора расчетно-кассового обслуживания, так и в рамках ежедневных платежных операций, операций факторинга, кредитования и т.д. Использование ЭДО при взаимодействии с банками позволяет существенно ускорить получение банковских услуг, сократить как временные, так и денежные затраты», – отмечает заместитель председателя правления ОТП Банка Максим Пустовой.  

Основные возможности в плане экономии за счет использования систем электронного документооборота эксперты видят в возможности переосмыслить и перестроить существующие бизнес-процессы, как во фронт-, так и в бэк-офисе. Например, использование ЭДО вместе с цифровой подписью позволяет в некоторых случаях уйти от необходимости подписывать договор с клиентом в бумажном виде. Как следствие, исчезает несколько длительных и затратных этапов процесса выдачи кредита, уменьшается количество ошибок ввода и обработки данных, снижается стоимость последующего сопровождения клиента. 

«Экономия времени на обслуживание клиента может сократиться почти вдвое, если учесть время на ввод, проверку, корректировку данных клиента, а также время на печать всех экземпляров документов для клиента и банка. Что касается экономии прямых затрат на бумагу, расходные материалы, закупку и содержание печатных устройств и т.п., то они могут быть в процентном отношении существенными, вплоть до 80%. Но это, конечно же, второстепенный момент по сравнению с экономией, которая достигается за счет оптимизации бизнес-процессов», – уверен Максим Пустовой (ОТП Банк).  

Бизнес-процессы, констатируют специалисты, ускоряются как на уровне фронт-офиса, так и на уровне бэк-офиса. К примеру, во фронт-офисе значительно сокращается время, которое ранее отводилось на проверку документов и ввод данных. Впоследствии, когда процесс продолжается в бэк-офисе, работа с документами в электронном виде позволяет не дожидаться получения физического документа для его обработки и проверки. Более того, если клиенты оперируют электронными документами, то процессы обработки/сопровождения документов могут вестись из нескольких географически распределенных мест, к примеру, из центров обработки данных и операционных центров. 

«Как правило, ЭДО внедряется от поддерживающих процессов к основным – от бэк-офиса к фронт-офису. Но это не догма: можно начинать и с фронт-офисных функций, если вы видите, что именно в этой части можно достичь наиболее весомых преимуществ. Если ваши клиенты отказываются работать с банком из-за того, что он не предоставляет возможности обмениваться документами в электронном виде, – очевидно, вы обратите на это основное внимание и начнете внедрение ЭДО с процессов, идущих в фронт-офисе», – отмечает Максим Пустовой (ОТП Банк) 

Безопасность под контролем

Вопрос конфиденциальности является одним из наиболее важных в плане ЭДО именно в банковском секторе. Фальсификация первичных документов или платежного документа может дорого стоить и банку, и клиенту. Поэтому промышленные системы ЭДО для финансовых институтов имеют функционал, обеспечивающий электронную подпись и другие средства защиты как неотъемлемую часть решения. 

В тоже время в системе ЭДО остается одна из основных проблем – безопасность. Необходимо отметить, что финансово-кредитные учреждения уделяют немало времени и сил тому, чтобы обеспечивать ее на должном уровне. Порядка семи лет клиентов защищало от мошеннических атак такая разработка, как смарт-карта или токен, которая применялась для входа в систему ЭДО. Однако злоумышленники нашли способ совершать махинации с денежными операциями. Они начали удаленно проникать в компьютер клиента, меняя при этом ход операций. При этом специалисты подчеркивают, что успешные атаки случаются в основном из-за невнимательности клиентов и неудовлетворительной подготовки рабочих станций.         

«Пожалуй, основные проблемы связаны с фальсификацией электронных документов. Вообще, проблемы в области ИТ-безопасности чаще всего возникают из-за того, что не все клиенты относятся ответственно к хранению своих паролей и электронных ключей. Злоумышленники получают доступ к рабочим станциям клиента и проводят от их имени ряд операций в своих интересах», – отмечает одну из основных проблем Максим Пустовой (ОТП Банк).     

Справедливости ради, стоит отметить, что банки внедряют наиболее продвинутые решения в области информационной безопасности, используя ПО как ведущих российских разработчиков, так и западных, объединяя элементы программных и аппаратных методов защиты операций ЭДО. 

«Но, как уже было сказано выше, практически все скомпрометированные электронные документы были, увы, следствием недостаточной бдительности со стороны наших клиентов», – подчеркивает Максим Пустовой (ОТП Банк). 

Подводя итоги, можно сказать, что системы электронного документооборота уже не раз доказывали свою эффективность и в глазах банкиров, и в глазах клиентов финансово-кредитных организаций. Недоверие к данному виду обеспечения документооборота ушло в прошлое. Это, как подчеркивают специалисты, не означает, что ныне предлагаемые решения в сфере ЭДО доведены до полного совершенствования – очевидно, что и в них постоянно вносятся изменения, призванные сделать электронный документооборот еще более эффективным и безопасным.  

Непростой и неоднозначный выбор

Чаще всего в процессе выбора системы электронного документооборота компании сталкиваются со следующей дилеммой: использовать ли им коробочные решения или более предпочтительным является внедрение СЭД под требования компании. В связи с этим Ecm-portal.ru провел опрос среди клиентов. Благодаря осуществленному исследованию удалось выяснить, что наиболее популярными на сегодняшний день являются следующие модели. В соответствии с первой из них, компании выбирают между полностью настроенным под себя решением (отчетами для руководства и удобными регистрационными формами для сотрудников), которое внедряется от полугода за серьезный бюджет. В этом случае пользователи получают, кроме автоматизации, оптимизацию процессов и регламентов. Вторая модель – за небольшие деньги и сроки пользователи получают ограниченное по возможностям решение, которое пытаются настроить под имеющиеся процессы своими силами. Понятно, что при реализации такой модели неизбежно возникают трудности «притирки», но постепенно пользователи привыкают работать в новой системе.

Наряду с этим на рынке появляются альтернативные предложения, которые позволяют увеличить скорость обработки документов в минимальные сроки за счет снижения временных затрат на рутинные процессы, без существенных денежных вложений и риска поставить «коробку» на полку. Базовое внедрение СЭД позволяет заказчику получить типовую настройку для работы по таким направлениям, как канцелярия (входящие/исходящие документы), организационно-распорядительная документация, договорная работа. Также заказчик получает настроенные права доступа и роли (руководитель, делопроизводитель, исполнитель, администратор), а также возможность быстрого поиска документов и несколько настроенных отчетов. Обучение администраторов и пользователей обычно включают в проект базового внедрения СЭД. 

Данный вариант внедрения обеспечивает быстрый ввод в эксплуатацию адаптированного под себя решения, которое оптимизирует и ускоряет работу по бизнес-процессам. Результатом такого внедрения являются существенное сокращение бумажного документооборота и повышение скорости обработки документов. При этом, как подчеркивают эксперты, важно обращать внимание на опыт поставщика, так как во время консалтинга и настройки процессов вы можете получить практические рекомендации.