Современные системы электронного документооборота давно перешагнули рамки автоматизации задач стандарт­ной канцелярии и делопроизводствен­ных процессов. В данной статье пред­лагается краткий обзор экспертного опыта компании Syntellect по автомати­зации специфичных для банковской сферы процессов с применением плат­формы документооборота Docsvision.

КАРТОТЕКА КЛИЕНТОВ С ВЫЯВЛЕНИЕМ ВЗАИМОСВЯЗЕЙ

Целью создания данного решения явля­ется ускорение доступа работников банка к правоустанавливающим и иным доку­ментам (потенциального) клиента кре­дитной организации.

По клиентам банка, юридическим или физическим лицам, в системе соз­даются специальные карточки с атри­бутами, вложенными документами и связанными заданиями (хранятся вер­сии и история изменений документов). Система обеспечивает полноту ком­плектности документов, предупреждает об истечении срока давности каждого конкретного документа. По атрибутам и содержимому документов возможен многофакторный поиск.

Важной особенностью данной систе­мы, отличающей ее от обычного клиент­ского каталога, является возможность установки взаимосвязей двумя юриди­ческими лицами, юридическим и физи­ческим лицами, двумя физическими лицами, а также автоматический поиск и выявление подобных взаимосвязей по косвенным признакам (общий адрес реги­страции, пересечение по составу учреди­телей, родственные связи и т.п.). Данная функция может быть полезна для выявле­ния рисков при продаже банковских про­дуктов (прежде всего, выдаче кредитов).

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ОПЕРАЦИОННОГО ДНЯ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

Целью автоматизации является реализа­ция хранения электронных документов на внешних носителях (DVD) в соответ­ствии с Указанием ЦБ РФ № 2346-У от 25.11.2009.

Данные операционного дня авто­матически выгружаются из АБС в СЭД с помощью фонового процесса. Документы преобразуются, собираются в пакеты по типам, исполнителям и прочим реквизи­там, проходят процедуру согласования с подтверждением ЭЦП. По данным из АБС система автоматически составляет опись документов, собранных в пакет, после чего следует выдача поручения ответ­ственному сотруднику на запись отчуж­даемого носителя (DVD). Далее следует процедура размещения носителей в двух территориально разнесенных подразделе­ниях банка, в системе фиксируется физи­ческое местоположение каждого пакета.

Решение обеспечивает выполнение ключевых требований Указания ЦБ РФ, а также дает ряд дополнительных воз­можностей.

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ АРХИВОМ БУМАЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Основная цель такой системы - оптимиза­ция хранения документов банка и исклю­чение рисков утери клиентских досье.

Менеджеры точек продаж продают банковские продукты и регистрируют сделки в автоматизированной банковской системе (АБС). Каждый документ при печати из АБС сопровождается уникаль­ным штрихкодом. Данные о проведенных сделках автоматически выгружаются в СЭД с помощью специального фонового процесса. Оригиналы документов собира­ются в пакеты и отправляются внутрен­ней или внешней курьерской службой в центры хранения (ЦХ), факт упаковки и отправки фиксируется в системе управ­ления архивом. По прибытии в ЦХ пакеты вскрываются - проверяется целостность доставки. Далее документы упаковывают­ся в файловые коробки, файловые короб­ки - в архивные короба, которые достав­ляются в специализированные хранилища и размещаются на стеллажных секциях. Каждый объект этой «матрешки» имеет свой уникальный идентификатор - штрих-код. По запросу документа из архива про­исходит обратная процедура, затем нуж­ный документ сканируется и сохраняется в электронном архиве. Повторный запрос этого документа уже не повлечет за собой полноценной процедуры изъятия.

Замеры времени нахождения доку­ментов в контрольных точках процесса позволяют контролировать сроки достав­ки документов и накапливать необходи­мую статистику.

СИСТЕМА СОГЛАСОВАНИЯ КРЕДИТНЫХ ЗАЯВОК

Целью автоматизации является опти­мизация бизнес-процесса первоначальной оценки потенциального клиента банка перед выдачей кредита. Решение обеспечивает обмен данными с други­ми системами и позволяет организо­вать эффективный конвейер по выдаче кредитов.

Возможности  решения:

• категоризация документов, обеспече­ние комплектности документов по кре­дитной заявке;
• автоматический выбор маршрута согла­сования заявки;
• балансировка загрузки специалистов;
• хранение истории обработки заявки;
• интеграция с различными системами банка для ускорения заполнения кре­дитной заявки;
• контрольные отчеты;
• генерация печатных форм документов.

Помимо описанных выше на базе СЭД Docsvision были разработаны решения для:

• обработки документов валютного кон­троля;
• автоматизации процедур заключения договоров эквайринга с торгово-сер-висными предприятиями;
• управления досье по зарплатным проектам;
• обработки документов по проблемным кредитным сделкам;
• автоматизации взаимодействия с фе­деральными службами;
• оптимизации процедур обработки претензий;
• электронного архива документов бан­ка (единое централизованное храни­лище документов из различных ин­формационных систем).