Какие изменения претерпело законодательство, касающееся работы с документами? Как меняется подход к хранению документов в банках, какие новые пути развития выбирают финансовые учреждения для соответствия требованиям регуляторов. В авторском материале специально для Национального банковского журнала (NBJ) Константин ФЕДОРОВ, менеджер по развитию продуктов на платформе LDM, рассказывает о ключевых законодательных требованиях и рассматривает реальные кейсы.

Ретроспектива: как раньше банки хранили документы

2015 год: банки уровня топ-15 интересуются электронным хранением документов. Они разрабатывают свои решения, внедряют продукты зарубежных вендоров или решения, построенные на зарубежных платформах. Регулятор запрашивает и получает ответы с копиями клиентских документов на бумаге.

2022 год: иностранные вендоры покидают российский рынок: процесс перехода на отечественные решения, стартовавший в 2014 году, ускоряется, возрастают риски применения западных платформ в России, даже имеющих хорошую поддержку локальными игроками.

2023 год: с 1 августа банки обязаны отчитываться перед регулятором в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи — независимо от места и формы хранения документов.

Письмо Банка России от 16.03.2023 № 16-2-6-2/1323 изменило жизнь банков.

Согласно этому письму Банка России от 06.11.2014 № 440-П и приказам ФНС России от 17.09.2021 № ЕД-7-2/816@ и № ЕД-7-2/817@, банки должны предоставлять регуляторам информацию в электронной форме.

Реальность: какие пути развития выбирают банки

Первый — продолжить создавать и хранить бумажные документы или их сканы на сетевых хранилищах.

Плюсы такого решения:

●     Это привычно.

●     Не нужно внедрять новые решения.

●     Не нужно проходить сложный процесс выбора нового для банка решения с последующим обучением технического персонала и пользователей.

Минусы:

●     И электронных, и бумажных документов становится все больше.

●     Документы занимают полезные площади.

●     Осложнен поиск документов в архиве, особенно с учетом параллельного хранения бумажных и электронных документов, нет единой системы

●     Их обработка для предоставления регулятору трудозатратна: документы нужно отсканировать, переименовать и собрать в пакеты в соответствии с требованиями.

●     Есть риск потери и повреждения документов.

Второй путь — это отказ от бумаги и переход к хранению документов в специализированной системе.

Плюсы:

●     Подготовка документов занимает меньше времени, возможна автоматизация процессов ввода документов, а обслуживание клиентов происходит намного быстрее.

●     Переход к хранению копий бумажных документов в электронном виде позволяет освободить площади.

●     Документы легко искать в системе, не нужно идти в архив или запрашивать документы в другом отделении.

Минусы:

●     Электронное досье клиента для многих банков — новое решение, может не хватать внутренней экспертизы.

●     Нужно пройти сложный для компании этап формирования требований и выбора решения.

В любом случае новые правила стали драйвером повышения интереса к теме цифровизации и автоматизации процессов, связанных с клиентскими документами.

Преимущества для клиента

С банками все понятно. А как же клиенты? Электронное досье клиента позволяет обслуживать клиентов по единым принципам во всех филиалах благодаря централизованному доступу к их документам, что также влияет и на скорость обслуживания, а значит, и на конкурентоспособность.

Хранение оцифрованных и изначально электронных документов по единым принципам позволяет одинаково хорошо обслуживать клиентов, пришедших в офис и отправляющих заявки на услуги и документы через ДБО.

Требования и ответы регуляторам: точки над i

Взаимодействие с клиентами и органами государственной власти, правила хранения и передачи регуляторам документов, а также автоматизации и оптимизации документооборота с учетом требований информационной безопасности описаны в следующих документах:

●     Положение Банка России от 06.11.2014 № 440-П:

o   хранение клиентских документов;

o   перечень документов и порядок их направления регулятору.

●     Положение Банка России от 28.06.2017 № 590-П:

o   источники информации о заемщиках и порядок доступа к ним;

o   порядок составления и ведения досье.

●     Приказ ФНС России от 17.09.2021 № ЕД-7-2/816@:

o   оптимизация процесса отчетности с использованием телекоммуникационных каналов связи;

o   предоставление копий клиентских документов в электронном виде, включая оцифрованные и изначально электронные документы.

●     Приказ ФНС России от 17.09.2021 № ЕД-7-2/817@:

o   предоставление информации о заявках, залогах, сделках и других процессах, связанных с клиентами;

o   автоматизация работы с документами, включая интеграцию с другими информационными системами.

●     Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ:

o   обработка и хранение персональных данных;

o   соблюдение информационной безопасности.

Кроме того, необходимо формировать ответы на запросы регулятора, то есть предоставлять информацию и документы в отношении клиентов, по которым проводятся проверки. Как же это правильно сделать? Давайте разберемся, пошагово прописав весь цикл.

1.    Банк получает запрос на клиентские документы в рамках сделки в СМЭВ (системе межведомственного электронного взаимодействия).

2.    Эксперт собирает информацию и документы, связанные с запросом. Перечень документов указан в запросе регулятора.

3.    Эксперт анализирует собранные данные и формирует ответ на запрос, который включает в себя запрашиваемые документы, их перечень и сопроводительное письмо.

4.    Отправка ответа регулятору через соответствующие каналы связи (СМЭВ).

Все это нужно сделать в указанные сроки и с учетом действующего законодательства. Форматы документов подробно описаны в приказе ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@.

Возможности LDM.Клиентское досье

Решение от LDM помогает организовать работу с документами: коробочная версия уже содержит преднастроенную структуру хранения, которая позволяет автоматизировать распределение разных типов документов по разделам.

Продукт LDM.Клиентское досье позволяет:

●     создавать и хранить досье физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

●     хранить продуктовое досье;

●     работать с электронными документами и копиями бумажных документов;

●     формировать подборки документов в формате регулятора;

●     создавать документы по готовому шаблону (решение предлагает более 150 карточек документов с их атрибутивным составом);

●     загружать документы через UI и API благодаря интеграции с другими системами;

●     осуществлять атрибутивный и полнотекстовый поиск, при необходимости сохраняя параметры поиска.

Отметим, что модель данных построена на связях, что позволяет не только создавать и хранить файлы, но и визуализировать их в виде графов и осуществлять навигацию по узлам, представляя информацию в различных разрезах.

А выгружать документы можно сразу в нужном формате — например, досье по ссуде выгружается в соответствии с Требованиями к составу и форматам предоставления информации в электронном виде из кредитного досье.

Такой способ хранения клиентских досье применяется не только в банках, но и в других компаниях (лизинговых, страховых и т. д.).

Кейсы клиентов

Количество клиентских досье увеличивается за счет общего роста кредитования, и эта тенденция никуда не исчезнет. Число запросов на демонстрацию решения LDM.Клиентское досье тоже растет. При этом количество изначально электронных документов, по данным СКБ Контур, в 2021–2022 годах выросло на 25%. Следовательно, нужно оптимизировать процессы и экономить ресурсы, иначе одними только документами будет заниматься огромный штат людей.

Банк, вошедший в топ-5, в 2022 году начал замену зарубежного ПО отечественным с внедрения платформы LDM. Зарубежные монолитные решения не позволяли быстро адаптироваться к потребностям бизнеса — доработки занимали полгода и более. Low-code и no-code технологии, удобная инфраструктура LDM и совместная разработка решений на базе единой платформы позволила:

✔ сократить стоимость владения системой до пяти раз;

✔ интегрироваться с десятками внутренних систем банка;

✔ настроить юридически значимый документооборот.

Сейчас системой пользуется 20 000 сотрудников банка, через нее проходит около 100 000 000 документов в день.

Другой банк, входящий в топ-100, выбрал внедрение коробочной версии, на 90% оставив стандартный функционал. Донастройка под нужды банка заняла три месяца. Было важно не тратить время и ресурсы на полноценную разработку, а развернуть микросервесную платформу. К тому времени команда LDM уже обладала опытом работы над подобными проектами, изучила рынок и учла потребности банков.

За три месяца:

✔ организовали работу с юридически значимыми документами;

✔ развернули микросервисную платформу для разработки контент-ориентированных приложений силами инсорс-команды;

✔ сформировали единое хранилище документов под различные бизнес-процессы;

✔ создали доступ клиентов и работников банка к актуальным файлам с возможностью быстрого поиска.

Документов становится все больше, и оцифровка досье и хранение новых файлов сразу в электронном виде — это путь к оптимизации рабочих процессов. Заполните форму обратной связи, чтобы специалисты LDM рассказали вам, как прийти стандартизированному хранению и управлению клиентским контентом.