Система EOS for SharePoint предоставляет большие функциональные возможности, которые заложены в коробочное решение: организацию централизованного хранения электронных документов, автоматизацию функции документооборота, а также подготовку проектов документов. С помощью системы возможны настройка специфических для конкретной организации процессов обработки документов и форм, настройка контроля исполнения поручений, а также организация повседневной работы пользователей с документами.

Любая финансово-кредитная организация, стремящаяся наладить грамотный и эффективный документооборот, рано или поздно приходит к необходимости его автоматизации. И здесь перед банком встает вопрос выбора конкретной системы автоматизации электронного документооборота.

Чтобы избежать впоследствии проблем при выборе СЭД, эксперты советуют обратить внимание на следующие факторы. Во-первых, дает ли система возможность быстрого реагирования на потребности банковского бизнеса. Во-вторых, сможет ли ИТ-служба финансово-кредитной организации самостоятельно поддерживать эту систему в будущем. В-третьих, как быстро в случае ротации ИТ-кадров банк сможет найти подходящего на рынке труда специалиста, способного оперативно разобраться в данной СЭД. Наконец, какими возможностями по интеграции с другими ИТ-системами, в частности ERP или CRM, обладает выбираемая ЕСМ-система.

Важнейшими факторами, свидетельствующими в пользу той или иной СЭД, являются возможность поддержки системы силами штатного системного администрирования, возможность ее обслуживания без знания программирования и уж тем более без использования специфического языка программирования, как это происходит у ряда российских вендеров СЭД.

Если ЕСМ-система построена на платформе, которая пользуется широкой популярностью среди ИТ-специалистов всего мира, тогда проблемы банка, стоящего перед выбором СЭД, решаются автоматически. Microsoft SharePoint как раз является очень известной и наиболее популярной платформой, позволяющей решать множество задач. Например, создавать корпоративный портал, личные сайты и профили пользователей, управлять файловыми хранилищами, осуществлять календарное планирование и проведение совещаний, обрабатывать заявки, управлять проектами, формировать отчеты по показателям эффективности, интегрироваться с другими учетными системами и т.д.

Удачным решением проблемы автоматизации электронного документооборота является система EOS for SharePoint, представляющая собой комплексную систему управления документами на базе платформы Microsoft SharePoint 2010.

Следует подчеркнуть, что главным отличием EOS for SharePoint от других СЭД на платформе SharePoint 2010 является то, что EOS for SharePoint - это готовое коробочное решение, которое подразумевает под собой минимум доработок. Система дает возможность легко переходить на новые версии продуктов Microsoft. Решение EOS for SharePoint отличается высоким быстродействием и масштабированием.

Дополнительная подсистема «Поточное сканирование» помогает легко и быстро перевести в электронный вид большой объем бумажных документов, также есть поддержка штрих-кодов. Кроме того, EOS for SharePoint дает возможность организовать юридически значимый электронный документооборот с помощью электронной подписи (ЭП). Приобретая «коробку» с системой, клиент получает полный комплект документации по ней и обучающие видеоуроки.

Уже на первом этапе внедрения система способна решать различные задачи, среди которых автоматизация документооборота, включающая в себя регистрацию, нумерацию, доступ, процессы подготовки, согласования и утверждения, контроль исполнения поручений, поточное сканирование, ЭП и шифрование. Также на базе EOS for SharePoint есть возможность построения электронного хранилища со своими справочниками, библиотеками файлов. Можно реализовать систему подачи заявок на бронирование переговорных, выдачу пропусков.

Среди последних выполненных проектов внедрения EOS for SharePoint в банках можно выделить проекты в МгМ Прайвет Банке (конец гон года), СДМ-банке (начало 2012 года), Русском ипотечном банке (середина 2012 года).

Не вдаваясь в подробности каждого конкретного проекта, можно резюмировать некоторые общие результаты внедрений. В банках была осуществлена автоматизация документооборота, а также организованы хранилища нормативно-правовых актов (НПА), регламентирующие деятельность финансовых организаций. В результате процесс согласования стал более прозрачным, что позволило исключить потерю документов, уменьшить сроки согласования, увеличить ответственность сотрудников.

Подводя итоги, можно констатировать, что комплексная система EOS for SharePoint на базе единой платформы позволяет решить широкий круг задач без приобретения дополнительного ПО. Система будет расти и развиваться вместе с финансовой организацией, так как возможности наращивания функционала практически ничем не ограничены.