В современных условиях позиции финансово-кредитных организаций на рынке зависят не только от разнообразия их продуктовых линеек, но и от того, насколько грамотно и эффективно выстроены в банках системы электронного документооборота (СЭД). Работать по старинке, имея дело с тоннами бумажных документов или с несовершенными СЭД, становится не только не модным, но и убыточным. В интервью NBJ руководитель центра документооборота ОАО «БИНБАНК» Анна ВАСЮНИНА рассказала о том, как модернизируется система электронного документооборота в банке и на какие критерии и факторы финансово- кредитным организациям стоит обращать внимание при выборе СЭД.

NBJ: Какие ключевые требования к системе электронного документооборота сегодня предъявляют банки?

А. ВАСЮНИНА: Основное требование к СЭД у любого финансового института – обеспечение безопасной работы с документами, в том числе за счет управления правами доступа к документам, организация их надежного хранения, возможность всегда видеть актуальный статус документа.

Важны функции, обеспечивающие эффективность работы с документами, – возможность оперативного отслеживания их движения, удобная и быстрая система поиска документов, гибкая настройка системы в соответствии с требованиями документооборота в банке.

Современная система должна иметь возможность интеграции с существующими в кредитной организации информационными системами с учетом использования регламентов и корпоративных стандартов работы с документами.

Для банков с широкой региональной сетью важна организация коллективной работы с документами в разных филиалах. Для современного руководителя и даже бизнес-специалиста такие возможности, как работа через web-клиент (посредством web-браузера), смартфон или планшет сегодня являются необходимостью.

В целом СЭД должна обеспечивать в банке стандартизацию документооборота, создавать единое корпоративное информационное пространство.

NBJ: Как правильно подойти к выбору системы электронного документооборота, какие главные критерии в данном случае принимаются во внимание (стоимость решения, его производительность, репутация разработчика)?

А. ВАСЮНИНА: Первое, на что стоит обратить внимание при выборе системы, – место организации-поставщика на рынке услуг по внедрению СЭД, в том числе в профессиональных рейтингах.

Имеет значение репутация разработчика в целом – она складывается из наличия примеров успешных внедрений в определенной сфере (в данном случае в банковской) и из отзывов пользователей.

Разумеется, важна стоимость решения. Перед началом внедрения рассчитываются расходы на диагностику, приобретение необходимого оборудования, разработку системы, внедрение, поддержку работы системы, обучение сотрудников – персонала и администраторов.

Существенна простота эксплуатации системы – установка на рабочие места, администрирование. Необходимо обращать внимание на дружественность интерфейса системы, на то, насколько интуитивно понятна навигация.

Наличие мобильных приложений и web-приложений в наше время даже не обсуждается – это, что называется, требование по умолчанию. Для руководства, топ-менеджмента удаленный доступ к работе в любое время из любого места, который обеспечивают мобильные приложения, просто необходим.

Из других требований важно отметить удобство пользования СЭД, возможность интеграции с другими информационными системами организации и коллективной работы с документами - это особенно важно для территориально распределенных структурных подразделений.

Система должна обеспечивать безопасность работы с документами и их надежное хранение, контроль состояния и доступа к информации.

Помимо перечисленных качеств система CompanyMedia компании «ИнтерТраст» привлекла нас соответствием требованиям к документообороту в банке, эффективной системой поиска документов, гибким масштабированием, оперативной технической поддержкой.

NBJ: Какие решения пользуются наибольшим спросом в банковской сфере?

А. ВАСЮНИНА: Более всего востребованы модули и сервисы, автоматизирующие основные документационные процессы. В системе CompanyMedia, установленной у нас, это контроль исполнения поручений руководителя (КИПР), поручения, ознакомление, утверждение, согласование, регистрация.

Очень важная функция - создание и использование шаблонов документов, которая позволяет не только экономить время, но и избегать ошибок.

NBJ: Сколько времени занимает внедрение системы электронного документооборота?

А. ВАСЮНИНА: Это зависит от системы принятия и контроля решений в организации, готовности ИТ-инфраструктуры, размера конкретного предприятия и сложности его филиальной структуры.

Также есть прямая зависимость от типа решения: является ли оно коробочным, то есть готовым, или адаптированным, заказным и доработанным. Но можно сказать, что в среднем весь цикл внедрения занимает не менее одного года.

В случае с БИНБАНКом недавняя модернизация системы (переход на новую версию) заняла шесть месяцев, включая анализ, бюджетирование, закупку дополнительного оборудования, лицензирование и внедрение.

NBJ: Как можно добиться того, чтобы процесс внедрения не стал препятствием для повседневной работы банковской организации?

А. ВАСЮНИНА: Внедрение должно стать некой датой отсечения, как правило, это происходит с начала календарного года. Ему должна предшествовать основательная подготовка, в том числе обучение пользователей, которое нужно проводить по строго намеченному графику. Важно, чтобы компания - поставщик решения обеспечила возможность предоставления консультаций в online-режиме.

NBJ: Опираясь на свой опыт, расскажите о недавнем обновлении СЭД в БИНБАНКе?

А. ВАСЮНИНА: В 2012 году в банке была осуществлена модернизация существующей системы документооборота CompanyMedia, перевод на более актуальную версию. Все пользователи были переведены на работу с документами через web-клиент за исключением делопроизводителей. Само внедрение было осуществлено одномоментно для всего банка, сначала в опытной, а затем и в промышленной эксплуатации. До начала опытной эксплуатации были произведены все работы по установке, настройке оборудования, рабочих мест, лицензированию и пр. Проведено внутреннее обучение, написаны пользовательские руководства и регламенты. Во время опытной эксплуатации системы сотрудниками центра документооборота фиксировались и обрабатывались ошибки, собирались мнения пользователей в виде опросов, была создана горячая линия по эксплуатации модернизированной системы. К началу промышленной эксплуатации были устранены все ошибки и учтены замечания. На данный момент все специалисты центрального офиса БИНБАНКа, все его филиалы и дополнительные офисы как в Москве, так и в регионах работают в системе CompanyMedia через web-клиент. Центр документооборота банка работает через Lotus Notes, осуществляя все бизнес-процессы документооборота кредитной организации.

В ближайшее время планируется рассмотреть вопрос о переходе на новую,   самую   современную версию СЭД - CompanyMedia 4. Нас интересуют предложенные в ней инновационные возможности: персонализация интерфейса и контента, использование методики адаптивного кейс-менеджмента, применение социальных инструментов для горизонтального взаимодействия при решении деловых задач и т.п.

Полагаясь на уже приобретенный опыт модернизации системы, надеюсь, что и следующий переход сложится удачно.

NBJ: По Вашему опыту, какова экономия рабочего времени сотрудников, времени на согласование документов в результате внедрения СЭД?

А. ВАСЮНИНА: Время на согласование уменьшилось минимум в три раза по сравнению с тем, которое приходилось затрачивать ранее.

NBJ: Какие еще преимущества, кроме вышеперечисленных, дает банку грамотно построенная система электронного документооборота?

А. ВАСЮНИНА: СЭД обеспечивает возможность более качественной работы с документами. Существенно сокращается общее время прохождения документов. В системе всегда видно, где, у кого и на какой стадии обработки находится документ - это исключает потери и дублирование информации. Соответственно, повышается управляемость документационных процессов.

Система, установленная в нескольких филиалах, дает возможность выстраивать горизонтальные связи между подразделениями.

Развитие системы обеспечивает постоянное усовершенствование работы с документами согласно требованиям времени: появляются новые модули, новые возможности, компания-разработчик следит за требованиями к документам и за тем, чтобы система им соответствовала.

В результате сегодня мы имеем в банке единое информационное пространство для быстрого, удобного и безопасного обмена документами, что способствует надежной и оперативной работе всей финансово-кредитной организации.