В банке много разных информационных систем – АБС, CRM, СЭД, ERP и т.д. Руководство, с учетом своей возрастающей мобильности (внешние встречи, командировки и т.п.), должно быть обеспечено ИT-инструментами, работающими вне офиса, позволяющими принимать не индивидуальные, а коллегиальные решения в составе советов директоров, правлений, комитетов, рабочих групп, коллегий, комиссий и т.д. Программный продукт BoardMaps обеспечивает поддержку организации и проведения заседаний коллегиальных органов управления любого уровня в составе как очных, так и заочных заседаний.

Термин «документооборот» известен и привычен. А что такое вопросооборот?

Чтобы различия между этими двумя понятиями были очевидными, необходимо констатировать следующий факт. Документ – это отчет, записка, в любом случае статическая по своей сути вещь. Вопрос живет в динамике, он рассматривается в той или иной инстанции, при этом по мере рассмотрения могут меняться не только его отдельные положения, но и сама суть вопроса. Вопрос – это тема, проблема, задача, поручение, цель, идея, мысль – все сразу. Заранее предугадать, какой у него будет жизненный цикл практически невозможно, следовательно, нельзя предвидеть и то, какими маршрутами будет идти тот или иной вопрос. Будет ли он обсуждаться сначала на уровне профильных департаментов, а потом уже на кредитном комитете и в правлении, или наоборот? Будет ли решение по нему принято сразу, или потребуется несколько согласований, рассмотрений, консультаций и т.д.?

Да и не нужно это предугадывание, достаточно позволить вопросу жить своей «естественной» жизнью, отмечая изменения его состояния, наращивая вокруг «скелета» вопроса «мясо» в виде материалов, документов, записок, комментариев, замечаний, переписки, электронных обсуждений и мнений, принятых и отвергнутых проектов решений.

«По опыту своего сотрудничества с крупными компаниями, прежде всего банками, которые возглавляют ИT-прогресс, мы знаем, что многие вопросы, стоящие перед компанией, условно можно квалифицировать как «вопросы-попрыгунчики». Они постоянно «прыгают» с заседания на заседание, рассматриваются в течение длительного периода времени, обсуждаются в рабочих группах, сопровождаются информационными материалами, расчетами, юридическими документами, – рассказывает генеральный директор «Дэшборд Системс» Владимир Бернштейн. – В итоге по вопросу может накопиться целый архив материалов. Недаром уже привычным стало употребление такого термина, как «история вопроса»: чтобы принять решение, требуется видеть не отдельные документы, которые дают представление об отдельных аспектах, а картину в целом с разверткой по временной шкале».

Иными словами, в данном случае действует принцип case-by-case. С учетом этого компания «Дэшборд Системс» зарегистрировала в Роспатенте новый термин – вопросооборот, разработала программный продукт BoardMaps, позволяющий автоматизировать процесс рассмотрения и принятия решений по различным вопросам в коллегиальных органах, таких как советы директоров, комитеты, правления и т.д.

Вряд ли у кого-либо вызовет удивление тот факт, что при создании и внедрении продукта BoardMaps большое внимание было уделено не только вопросам, связанным с автоматизацией процесса работы коллегиальных органов, но и теме защиты информации. Чтобы понять это, достаточно перечислить те вопросы, которые попадают на обработку в систему: внедрение в банке системы менеджмента качества, внедрение ERP-системы, переход на новые принципы бюджетирования, принятие новой стратегии развития компании, принятие решений кредитным комитетом и т.д. Любая утечка такой информации может нанести банку непоправимый ущерб, как репутационный, так и финансовый. Можно легко представить себе ситуацию, при которой, например, становится известно об аспектах обсуждения новой стратегии банка, о противоречиях, возникающих при принятии того или иного кредитного решения (а это практически неизбежно, поскольку на кредитные комитеты обычно выносятся вопросы по нестандартным сделкам). Банк в этом случае легко может стать жертвой недобросовестной конкурентной борьбы – к сожалению, такие прецеденты нельзя исключить.

Естественно, это обстоятельство тоже учитывалось при разработке продукта. Теперь «Дэшборд Системс» не без чувства гордости может констатировать, что глубоко проработала вопросы информационной безопасности и новая система технически готова для аттестации на класс защищенности 1Г в составе соответствующего программно-аппаратного комплекса. Для обеспечения безопасности информации в продукте BoardMaps применяются следующие механизмы:

• шифрование данных как при их передаче, так и при хранении на серверах системы и рабочих мобильных или стационарных местах членов кредитного комитета, при этом используются личные сертификаты членов кредитного комитета; 
• возможность удаленного уничтожения всех данных на мобильном рабочем месте при его утере (краже) или при исключении пользователя из состава коллегиального органа;
• предоставление члену коллегиального органа возможности хранить в зашифрованном виде документы и материалы, не связанные с какими-то конкретными заседаниями и поручениями, на своем мобильном рабочем месте для оперативной работы с ними;
• использование персональных сертификатов пользователей для разграничения доступа внутри системы.

Следующий, чрезвычайно важный для банков, как организаций, априори умеющих считать деньги, момент – сроки окупаемости продукта. «Исходя из среднего размера стоимости лицензий и внедрения (один миллион рублей), этот показатель не превышает двух лет, если учитывать трудозатраты аппарата кредитного комитета и секретарей других коллегиальных органов. При этом производительность персонала в результате внедрения системы возрастает на 25%. В принципе, окупаемость может наступить сразу после первого же заседания, в котором не будут упущены важные детали вопросов и решений по ним. Один непропущенный вопрос, который не затерялся в ворохе электронных писем, одно важное дополнение или ремарка, которую удалось сохранить, могут в перспективе принести банку миллионы рублей или уберечь финансово-кредитную организацию от потери сопоставимых денежных сумм», – подчеркивает Владимир Бернштейн.

Каждый новый продукт, появившись на свет, конечно, не должен застывать навечно: его необходимо совершенствовать и дорабатывать, не просто опираясь при этом на теорию, а постоянно получая обратную связь от компаний, где BoardMaps уже установлена и успешно функционирует. На сегодняшний день система вопросооборота внедрена в крупных компаниях, таких как Московская биржа, АКБ «Возрождение», МОСКОВСКИЙ КРЕДИТНЫЙ БАНК, Альфа-Банк Украина, лизинговая компания «Трансфин-М». Судя по обратной связи, а также по возрастающему интересу к нашему предложению со стороны других компаний, финансово-кредитные организации понимают, что нельзя втиснуть процесс принятия стратегических решений в жесткие рамки документооборота. Рынок и возрастающая конкурентная борьба неизбежно диктуют свои условия. Выигрывает в этой борьбе тот, кто способен не только максимально быстро принимать решения, но и делать это на основании всей полноты имеющейся информации.