Для любой крупной банковской организации крайне важно повышать эффективность документооборота как одного из основных бизнес-процессов. Тем более что современные технологии предлагают огромное количество средств для этого. Неслучайно в настоящее время в банках повсеместно внедрены системы электронного документооборота (СЭД). При этом все чаще можно наблюдать переход от выполнения классических задач делопроизводства к управлению всей информационной средой финансово-кредитной организации посредством внедрения комплексной системы класса Enterprise Content Management (ЕСМ).

Говоря о различиях между СЭД и ЕСМ, сразу же следует отметить, что Enterprise Content Management, или система управления корпоративным контентом, – это технология, которая пришла в Россию из-за рубежа, в то время как системы электронного документооборота изначально решали специфические задачи, характерные для российской бизнес-среды. 

ECM-системы позволяют управлять различным контентом организации, в том числе документами. Однако при этом цели управления документами отличаются от заложенных в СЭД и системы имеют разный состав модулей.

Особенности СЭД

Рассмотрим вначале специфические черты систем электронного документооборота. В СЭД заложен модуль автоматизации работы канцелярии в соответствии с особенностями отечественного делопроизводства. В СЭД могут входить модули по работе с договорами, обращениями граждан, по автоматизации работы секретариата при подготовке и проведении совещаний и т.д. Основной единицей, с которой работает СЭД, является документ, имеющий реквизитную и информационную части.

К системам электронного документооборота предъявляются определенные требования по функционалу. Во-первых, необходимо полноценное управление документами с поддержкой всего жизненного цикла информации – от создания документа до его отправки на архивное хранение. Во-вторых, обеспечение конфиденциальности информации с разграничением прав доступа различным категориям пользователей СЭД. В-третьих, возможность применения электронной подписи (ЭП) и создания юридически значимого документооборота (данная позиция интересна в основном для органов государственной власти). В-четвертых, возможность кастомизации СЭД под потребности организации. В-пятых, возможность интеграции с другими информационными системами, имеющимися в организации – с ERP-системами (в первую очередь с модулями HR, финансовыми модулями), CRM, программным обеспечением кадрового учета, банковскими, бухгалтерскими системами (1С). Кроме того, важным требованием является доступ к информации СЭД и корпоративным приложениям с различных мобильных устройств (iPad, Android и т.д.). Наконец, наличие бизнес-ориентированного workflow, обеспечивающего собственно взаимодействие сотрудников в бизнес-процессах. 

ЕСМ и СЭД: сходство и различие

Автоматизация с помощью ЕСМ затрагивает не только управление документами, но и процессы создания, ввода, хранения, поиска неструктурированной информации, управления знаниями, веб- и мультимедиаконтентом, организации совместной работы и т.д.

Под СЭД часто понимается корпоративная информационная система, которая строится на базе ЕСМ и настраивается под потребности конкретной компании. В практической плоскости нередко проект по внедрению систем электронного документооборота становится частным случаем ЕСМ-проекта. Поэтому зачастую эксперты не разделяют проекты ECM и СЭД или говорят о том, что системы управления документооборотом трансформировались в системы управления контентом.

«Как правило ЕСМ – это СЭД с достаточно расплывчатыми границами, – считает заместитель начальника управления сопровождения корпоративных информационных систем Пробизнесбанка ФГ Лайф Георгий Долгих. – Российские специалисты зачастую считают эти понятия синонимами».

Директор департамента информационных технологий банка «Международный финансовый клуб» Владимир Бескровный отмечает, что термины СЭД и ECM на практике регулярно смешиваются. Однако эти понятия нужно различать, уверен эксперт и объяснил почему. 

В классическом российском понимании обычно к СЭД относят системы, автоматизирующие организационно-распорядительный документооборот (регистрация входящих и исходящих 
организационно-распорядительных документов), ведущие учет и исполнение документов. В отличие от СЭД, ECM-системы обладают более широким функционалом: они способны решать множество различных задач по управлению корпоративным контентом, в том числе и задачи СЭД. Условно к ECM относят системы, поддерживающие одновременно несколько (как правило, четыре из шести) функциональных блоков, рассказывает Владимир Бескровный. Во-первых, управление документами – экспорт и импорт, контроль версий и аудит безопасности для корпоративных документов. Во-вторых, управление образами документов – перевод бумажных документов в электронную форму. В-третьих, управление записями – долгосрочное архивное хранение (электронный архив). В-четвертых, управление рабочими процессами – поддержка бизнес-процессов, доставка контента по маршрутам, назначение и контроль исполнения задач. В-пятых, управление контентом веб-сайтов – поддержка корпоративных веб-порталов, управление динамическим контентом. Наконец, управление коллективной работой пользователей при подготовке и использовании документов (поддержка совместной работы пользователей и поддержка проектных команд).

Владимир Бескровный подчеркивает, что проекты внедрения ECM-систем более сложные по сравнению с внедрением классических систем электронного документооборота и требуют высокого уровня подготовки сотрудников (как со стороны компании, которая внедряет СЭД, так и со стороны заказчика). Связано это с тем, что предъявляемые бизнесом требования по автоматизации обработки корпоративного контента могут затрагивать интересы подразделений с различным уровнем подготовки специалистов. 

Много новых возможностей

При автоматизации бизнес-процессов ECM-системы предоставляют много новых возможностей. Прежде всего это увеличение скорости документооборота в десятки раз, а также сокращение затрат на бумагу и персонал. Автоматизация документооборота позволяет сотрудникам получать быстрый доступ к документам и архивам, а последние тенденции в сфере ЕСМ позволяют свести участие ИТ-специалистов в модификации процессов системы документооборота до минимума, передав управление жизненным циклом документов бизнес-аналитикам, рассказывает Георгий Долгих (Пробизнесбанк, ФГ Лайф).

Владимир Бескровный (банк «Международный финансовый клуб») подчеркивает, что в процессе автоматизации бизнес-процессов увеличивается эффективность работы в целом за счет появления ряда возможностей. Во-первых, за счет объединения сотрудников, в том числе и из удаленных подразделений, в рамках единого информационного пространства организуется совместная работа с документами. Во-вторых, экономия временных затрат благодаря стандартизации процедур управления корпоративным контентом. В-третьих, происходит значительное сокращение времени на поиск необходимой информации и обмен ею между подразделениями или территориально удаленными филиалами. Наконец, появляется возможность контролировать исполнение важных задач и поручений.
Открываются дополнительные возможности по централизации многих бэк-офисных функций, сокращаются затраты на персонал, расходные материалы и транспорт, резюмирует Владимир 
Бескровный.

К внедрению ЕСМ банки должны быть готовы

Готовность российских кредитных учреждений, впрочем, как и организаций из других отраслей экономики, к внедрению ECM-систем можно оценить достаточно высоко, о чем свидетельствует растущий спрос на ECM-системы, подтвержденный исследованиями аналитических компаний. Так, отчет DOCFLOW показывает, что к середине 2014 года 56% компаний завершили внедрение систем СЭД или ECM, что на 15% больше, чем годом ранее. 

Еще одним свидетельством зрелости российского рынка ECM является готовность компаний к системному решению ECM-задач – к внедрению технологий на уровне всей организации. 39% компаний видят своей стратегией внедрение комплексной, единой в масштабе компании системы. «Мотивом для принятия руководством решения о внедрении ECM-системы служит оптимизация и повышение эффективности бизнеса за счет автоматизации бизнес-процессов как фактора снижения операционных рисков и уменьшения административно-хозяйственных расходов», – отмечает Владимир Бескровный (банк «Международный финансовый клуб»). 

«Каждая организация должна достигнуть определенного уровня зрелости, когда внедрение СЭД становится для нее жизненно необходимым, – уверен Георгий Долгих (Пробизнесбанк, ФГ Лайф). – Например, если в компании всего сто сотрудников, и они располагаются в одном офисе, у них гораздо меньше проблем с согласованием документов напрямую у руководства. Другое дело, когда организация вырастает до тысяч специалистов, которые к тому же территориально распределены по филиалам или отделениям, как в большинстве современных банков. В этой ситуации бумажный документооборот становится неповоротливым и дорогим».

Конечно, при реализации ЕСМ-проектов не избежать серьезных затрат. Такие проекты предусматривают закупку ПО и реинжиниринг процессов.