Банковские организации заявляют о необходимости постоянного совершенствования механизмов внутреннего взаимодействия. Главная цель - повышение эффективности работы и степени удовлетворенности клиентов. Понятно, что ИТ-инфраструктура банков должна соответствовать решению этой задачи. Финансово-кредитные организации предпринимают качественные меры по развитию внутренней инфраструктуры и переводят документы в электронный вид с помощью различных систем.

Сфера электронного документооборота в последние годы претерпевает серьезные изменения. На данную отрасль, в первую очередь, влияние оказывают инициативы руководства страны, которые выразились в появлении большого количества нормативных актов, призванных регулировать отрасль. Кроме того, начали функционировать новые технологии, например, система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), что стало трендом последнего времени. Возможно, что к этой технологии будут подключаться и коммерческие структуры, активно работающие с органами власти.

Эксперты отмечают, что появление согласованного перечня документов, которые должны формироваться и храниться в электронном виде, а также требований к системам электронного документооборота, выпущенных Минкомсвязи, стало важным шагом в развитии отрасли.

Банки в числе первых стали применять СЭД, что связано с необходимостью повышения  эффективности документооборота. Тем более что современные технологии предлагают огромное количество средств для этого, ведь обработка и анализ финансовой информации требуют предельной точности и оперативности, что обуславливает потребность в современных инструментах работы с данными. При этом отдельные ИТ-решения должны встраиваться в единую ИТ-инфраструктуру и решать задачи, стоящие перед банками.

Большое количество проектов по внедрению СЭД в финансово-кредитных организациях эксперты связывают с благоприятным периодом развития банковского сектора. Очень многие банки начали активно развивать свой бизнес, увеличивать сеть офисов. Следовательно, растет число участников документооборота. Если его не автоматизировать, решения будут приниматься очень долго.

Для сокращения издержек и улучшения качества и скорости обслуживания клиентов банки стремятся к централизации бэк-офисных и вспомогательных функций. Все это значительно повышает экономическую эффективность и удобство использования СЭД.

Конечно, внедрение электронного документооборота пока не позволяет полностью отказаться от бумажного, тем не менее СЭД повышают скорость передачи информации, помогают осуществлять эффективный контроль исполнения поручений, оптимизируют процессы согласования документов, формирование типовой отчетности. Некоторые решения, предназначенные для финансовых организаций, прекрасно интегрируются с отраслевыми информационными системами и решают актуальные задачи по управлению корпоративным контентом.

Среди этих задач стоит перечислить следующие: автоматизацию архива первичных финансовых документов, оптимизацию работы с кредитными договорами, обработку и анализ информации о клиентах, построение эффективной системы управления взаимодействием с клиентами, а также обработку персональных данных в соответствии с федеральным законом.

При выборе системы электронного документооборота, как и при выборе любой крупной информационной корпоративной системы, в первую очередь, рассматриваются функциональные свойства продукта, например, возможность его развития, опыт эксплуатации в крупных организациях под большой нагрузкой, то есть его производительность.

Следующий большой блок требований, на который обращают внимание банки, - это требования к разработчику: его зрелость, умение работать с крупными компаниями, прогнозировать развитие своей системы в будущем и т.д. Наряду с этим разработчик систем должен обладать финансовой стабильностью и понимать проблемы банков. Банковские эксперты выступают против монополизма на рынке СЭД, поскольку это может доставить финансово-кредитной организации много проблем, например, привязать ее к одному крупному разработчику. Разорвать такую связь крайне сложно даже в случаях, когда заказчика не удовлетворяет качество решений и предоставляемых услуг. Только наличие развитого, зрелого рынка организаций, внедряющих электронный документооборот, дает возможность выбора, уверенность, что банк всегда сможет воспользоваться квалифицированной помощью консультантов.