О том, как с помощью СЭД оператив­но контролировать развитие бизнеса, обеспечить высокий уровень сохран­ности и конфиденциальности доку­ментов, рассказал в интервью NBJ руководитель группы первичных про­даж компании «ДИРЕКТУМ-М» Иван НАГОРНОВ.

NBJ: Какую роль, с Вашей точки зрения, играют системы электронного документо­оборота в повышении эффективности различных банковских процессов?

И. НАГОРНОВ: Остановлюсь лишь на двух основных процессах. Во-первых, электронный документооборот позво­ляет руководителю контролировать от­работку постановлений Банка России, при необходимости система может на­помнить сотрудникам о сроках испол­нения поручения.

Во-вторых, при внедрении системы электронного документооборота (СЭД) формируется электронный архив, что особенно важно при работе с доку­ментами дня. Электронный вид таких документов, как мемориальные орде­ра и платежные поручения, позволяет уменьшить количество площадей для их хранения. Удобный поиск, реализован­ный в СЭД, существенно снизит трудо­емкость при подготовке к аудиторским проверкам и проверкам ЦБ.

Кроме этого, перспективной сейчас становится тема обмена юридически значимыми электронными документа­ми между различными организациями и ведомствами. Например, бизнес-реше­ние «DIRECTUM: Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» позволит согласовать кредитный дого­вор и подписать его с клиентом, минуя стадию бумажного оригинала. Эффек­тивность таких процессов видна и без экономических расчетов. За этим буду­щее, хотя сегодня данные процессы еще очень слабо развиты.

Также стоит отметить, что СЭД обеспечивает высокий уровень сохран­ности и конфиденциальности докумен­тов. Это достигается за счет ограниче­ния прав доступа к данным, шифрова­ния текстов документов, неизменности подписанных электронной подписью документов, ведения истории работы с документами.

NBJ: Какие основные требования банки выдвигают к СЭД?

И. НАГОРНОВ: Руководство интересуется уже реализованными проектами. Зна­чимы отзывы клиентов, поэтому опыт исполнителя оказывает немаловажную роль. Функциональность и гибкость си­стемы, качество услуг внедрения и ис­пользуемые технологии - эти факторы становятся значимыми для банка.

NBJ: Какие решения по организации СЭД сейчас пользуются наибольшим спросом со стороны финансовых институтов?

И. НАГОРНОВ: Как я уже говорил, многие банковские учреждения воспринимают СЭД как инструмент для автоматизации делопроизводства и общего документо­оборота. Наибольшим спросом поль­зуются решения классических задач по автоматизации согласования договор­ных документов и автоматизации от­дела делопроизводства по регистрации документов и контролю исполнения поручений. Для усиления конкурен­тоспособности компаний руководство стремится оперативно контролировать развитие бизнеса, проводить анализ по различным факторам. Все эти задачи актуальны для любых компаний, вне за­висимости от отрасли.

К развитию системы приводит по­нимание того, что с помощью СЭД можно автоматизировать финансовые бизнес-процессы, например процессы, связанные с клиентским и кредитным досье. Рассмотрим на примере кредит­ного досье, как это происходит и какие результаты дает. Заявку рассматривает кредитный комитет (КК). Подготовка повестки КК и всего пакета докумен­тов, рассмотрение, согласование в СЭД в разы упростит процессы и сократит временные издержки. Далее СЭД об­легчит работу с кредитным договором, который может быть индивидуальным и потребует сложного согласования.

Другой пример - ведение клиент­ского досье. При работе с клиентами работники банка собирают, сканируют большой объем клиентских докумен­тов, а затем фиксируют в специализи­рованных системах факт предоставле­ния документов и справок. Автоматиза­ция этого процесса позволит сократить время обслуживания клиентов за счет того, что документы со сканера автома­тически заносятся в систему докумен­тооборота. При специальной настрой­ке системы стандартные формы и ан­кеты будут распознаваться, а карточки документов будут автоматически за­полняться. У менеджеров появится больше времени на работу с клиентами за счет сокращения времени на работу с бумагами.