Кризис в стране или нет, а деловые мероприятия никто не отменял, более того – как раз «в минуты жизни трудные» у людей возникает стремление к дополнительному общению, к совместному обсуждению новых проблем и вызовов.  Но, чтобы обсуждения проходили конструктивно, необходимо создать для их участников максимально комфортную деловую атмосферу, учитывающую специфику каждого мероприятия.  О том, как можно решить эту задачу на практике, рассказал в интервью NBJ генеральный директор EVENT-ХОЛЛА  «ИнфоПространство» Владимир ГЛУХОВСКИЙ.  

NBJ: Владимир Михайлович, для каких мероприятий компании обычно прибегают к аренде залов?

В. ГЛУХОВСКИЙ: Компании арендуют залы в первую очередь для проведения деловых мероприятий: конференций, выставок, презентаций, а также различных развлекательных и праздничных мероприятий.

Они, как правило, проводятся в отелях, в выставочных и специализированных центрах. Все площадки можно разделить в зависимости от базового подхода к оснащению оборудованием и другими элементами и услугами, необходимыми для создания бренд-коммуникаций между всеми участниками и придания мероприятиям эстетической и функциональной выразительности. В зависимости от подхода может быть достигнут тот или иной уровень.

Первый подход, характерный в наибольшей степени для выставочных центров: нет ничего стационарно установленного, все оборудование монтируется заказчиком под конкретное мероприятие. Максимально нейтральное и минималистичное пространство — делай, что хочешь.  Любая застройка, можно даже в два уровня.  Бренд выставочного центра в залах не присутствует. Второй подход, характерный для отелей, – бренд отеля везде: выразительная стилистика интерьера, встроено какое-то оборудование, залы частично трансформируются на несколько частей. Третий подход – у специализированных центров, их очень немного: бренд площадки ненавязчив, интерьер нейтральный, иногда даже аскетичный, как правило, светлых тонов. В некоторых из них есть залы-трансформеры, делящиеся на несколько залов. В залах на сцене встроены видеостены, в фойе –видеомониторы. 

Проводимые на площадках мероприятия различаются по степени сложности. Можно провести простейшее мероприятие за один день, с одним залом для заседаний и организацией трехразового питания. Также  можно устроить многодневное мероприятие с презентацией в большом зале и десятью секциями с выставкой и шоу-программой, со складскими помещениями, с глобальной системой бренд-коммуникаций (с десятками точек бренд-коммуникаторов различного типа).

В зависимости от того, встроенное (то есть заранее правильно размещенное) оборудование или привнесенное (выставочные стенды, система брендирования, светодиодные экраны, рабочие места, амфитеатры и подиумы, сценический  и выставочный свет), меняется эстетика  мероприятия, время и качество монтажа, стоимость его аренды.    

Проще говоря, в роскошном отеле может быть великолепный классический интерьер. Приведем пример: для подвески светодиодного экрана использована металлическая балка, закрепленная на выдвижных кронштейнодержателях, или в фойе установлены выставочные стенды с белыми ламинированными панелями, или повсюду видны толстые коммуникационные провода, или из-за отсутствия складского помещения за стендом мирового бренда лежат коробки, и при этом есть необходимость показать великолепие бренда. Все это в итоге вызывает визуальный диссонанс у участников мероприятия. 

Вот для того, чтобы вышеперечисленных  проблем не было, чтобы за разумные деньги была учтена спе-цифика каждого мероприятия в деталях, была создана специализированная площадка EVENT-ХОЛЛ «ИнфоПространство», которая обладает рядом не имеющих аналогов преимуществ. 

Это, например, зал-трансформер площадью 1600 кв.м, который может быть разделен на 30 звукоизоляционных залов, выставочная застройка в одном стиле с интерьером зала, встроенная система брендирования тканевыми баннерами, встроенная система кронштейнодержателей для полок и любых кронштейнов, светодиодные экраны от пола до потолка. Также преимуществом компании EVENT-ХОЛЛ «ИнфоПространство» являются плазменные панели диагональю 262 см, встроенный сценический свет,  встроенный выставочный свет белого и желтого цвета, встроенный амфитеатр, дистанционно управляемая сцена, VIP-комнаты для докладчиков с туалетом и душевой. За последние десять лет мы провели больше тысячи мультифункциональных и сложнопрограммных мероприятий. Среди них были выставки и конференции по недвижимости и архитектуре, медицине и образованию, презентации автомобилей, коллекций одежды, обуви, косметики, бытовых товаров и аудио-видеотехники, показы мод и т.д.

NBJ: Но ведь многие мероприятия из тех, что Вы перечислили, можно проводить в отеле?

В. ГЛУХОВСКИЙ: Можно, но по какой цене? С каким качеством? С какой результирующей эстетикой? С какими временными затратами на подготовку? С каким количеством головной боли  у заказчика? Отвечая на эти вопросы, хочу отметить: если Вы делаете мультифункциональные и сложнопрограммные мероприятия с многоуровневой системой бренд-коммуникаций, мы дадим Вам самые лучшие условия по соотношению цены и качества. Это достигается за счет того, что все оборудование, система брендирования и другие элементы организации пространства разработаны нами, приобретены и встроены в интерьер с сохранением единого эстетического и колористического пространства и единой технологией освещения, а также в связи с тем, что мы оказываем полную поддержку в организации мероприятия, досконально зная наши возможности. Если Вы привезете в отель свой стенд, то он будет диссонировать с интерьером, потому что стенд сделан в одной эстетике, а отель – в другой. А у нас все стенды и выставочная застройка – это продолжение интерьера. Все элементы, которые здесь существуют, сделаны как единый конструктор. 

Сейчас открыто много отелей, у которых хорошие залы с высокими потолками и огромным количеством роскошных элементов отделки и мебели, но все они построены в традиционной логике. Эта логика основана на традициях организации питания за границей – стоя. Эта традиция диктует определенную пропорцию между площадью конференц-зала и площадью фойе. В результате место для организации питания, рабочих мест или выставочной застройки минимально. Если у нас во время кофе-брейка или обеда участники мероприятия сидят и есть место для установки стендов спонсоров, то в отелях они стоят и там мало места, что создает эффект толкучки. Кроме этого, в некоторых отелях обед организован не на том же этаже, что конференция, и самое драгоценное время для делового общения участников между собой и со спонсорами просто пропадает. В этой системе нет возможности провести мероприятие достаточно комфортно и эффективно.

NBJ: В пятизвездочных  отелях высокий уровень организации питания и сервиса. Как Вы можете оценить уровень вашей конкурентоспособности в этих областях?

В. ГЛУХОВСКИЙ: У нас своя кухня, позволяющая предлагать заказчикам самое разнообразное питание. Можем организовать шведский стол, банкет или фуршет. Меню у нас на очень хорошем уровне, кухня – европейская.  В 2014 году осуществлялась оценка качества приготовления блюд и сервиса двадцати отелей – почти всех пяти-звездочных и некоторых четырехзвездочных; с точки зрения качества приготовления блюд мы попали в тройку лучших, по обслуживанию – в семерку.  Сервировка и посуда у нас несколько скромнее.  

NBJ: В отеле можно арендовать два разных зала и провести параллельно сразу две конференции. Возможно ли это у Вас?

В. ГЛУХОВСКИЙ: Да, пространство делится так, чтобы конференции не мешали друг другу, имели отдельные входы и чтобы участники двух параллельно проходящих мероприятий ходили по разным коридорам. Мобильные стены отлично выполняют эту функцию, каждая компания-организатор мероприятия и все участники чувствуют себя комфортно и не пересекаются друг с другом ни в зоне питания, ни в зоне размещения спонсоров.

NBJ: А насколько сопоставима стоимость проведения мероприятий на Вашей площадке и в  пятизвездочном отеле?

В. ГЛУХОВСКИЙ: Возьмем  мероприятие  в пятизвездочном отеле.  Бренд отеля там присутствует везде, где только возможно, организация питания на отличном  уровне, залы оборудованы обычным звуком и проекторами, светодиодных  экранов нет, сценического и выставочного света нет, а сам конференц-зал и фойе или иное место для организации питания не приспособлены для того, чтобы туда встраивались дополнительные опции, которые нужны на мероприятии для его эффективного проведения, например, стенды спонсоров, система брендирования. Кроме этого в отелях действует масса различных ограничений. Отель идеально приспособлен для проведения мероприятий, на которых участники только сидят или едят в конференц-зале или в фойе. 

Если мероприятие проводить у нас, мы предоставляем большее по площади и более функциональное пространство с организацией питания такого же качества. Оно дает возможность создавать совершенно другую систему бренд-коммуникаций. 

Конечно, в отеле существуют некоторые преимущества, там есть много разных комфортных зон. Но ими участники пользуются не так уж активно. Если же клиенту нужен хороший свет или звук, или различные бренд-коммуникации, то в отелях этого нет. Если Вы возьмете описание пятизвездочного отеля мирового уровня, то там будет написано, что интерьер такой-то, мебель и люстры вот такие – это демонстрирует класс отеля. Он свой бренд представит, а Вы? У Вас обычные стенды. Вам нужны разные столы и система зонирования, а там почти ничего этого нет. 

Поэтому мировые и российские бренды, будь то компании или спикеры, которым нужно оборудованное глобальное бренд-коммуникационное пространство, идут к нам. Они понимают, что значат бренд-коммуникации, включающие в себя несколько десятков уместных бренд-коммуникаторов различного типа от входа, где у нас установлены светодиодные экраны с разрешением Full HD, стен с идеально натянутыми тканевыми баннерами площадью 100 кв.м.,  до элементов мебели. Причем здесь присутствует только их бренд и потребители этого бренда, и больше никого. Это наша принципиальная позиция: никаких брендированных стоек, воды, папок, ручек с логотипами площадки.

Если все вышесказанное подытожить, в EVENT-ХОЛЛЕ «ИнфоПространство» заказчик получает  питание и обслуживание, практически соответствующее пятизвездочному отелю, вместо доминирующего  бренда отеля – глобальное представление собственного бренда с помощью самого современного оборудования и технологий, концентрацию внимания и сбалансированное эстетическое пространство, полное отсутствие головной боли. Кроме этого, например, мероприятие с численностью 300 человек, проводимое у нас, еще и экономит несколько сотен тысяч рублей. 

NBJ: Вы сказали, что к Вам идут за хорошим светом и звуком. Позволяет ли Ваша аудио-, видео- и световая аппаратура проводить не только обычные конференции, но и корпоративы и другие праздники?

В. ГЛУХОВСКИЙ: Без проблем. Все оборудование встроенное, подобранное под разные залы или мобильное,  передвигающееся на направляющих треках, которое может быть размещено в любом месте. Это избавляет пространство от висящих и лежащих  проводов. Более того, светодиодные экраны длиной 17 метров могут быть использованы как задний фон, а светодиодный потолок –создавать колористическую поддержку бренда. Также у нас есть большие плазмы Panasonic диагональю 262 см, светодиодные экраны на входе, сценический свет, создающий театральный эффект. Светодиодный потолок по всей длине зала тоже дает фон. Еще у нас есть выставочный свет двух цветов – белого и желтого. Имеется передвижная сцена с дистанционным управлением, которая везет две тонны. Я уже не говорю про различные подиумы размером до 100 кв.м. Они ставятся где угодно. Можем поставить амфитеатр с VIP-ложами и рассадкой «театр» или «кабаре». Есть, кстати, и гримерная с душевыми кабинами.

В подтверждение того, что площадка отлично оборудована, хочу сообщить, что у нас даже есть свой профессиональный музыкальный театр. Труппа театра состоит из артистов, играющих в известных мюзиклах. Главная задача театра – воплотить на сцене реальный образ делового человека. 

NBJ: Предлагаются ли какие-то дополнительные бизнес-услуги?

В. ГЛУХОВСКИЙ: Мы можем полностью организовать мероприятие «под ключ», то есть мы фактически больше, чем площадка. Также можем предложить заказчику отдельные элементы, значительно облегчающие ему принятие решений: изготовление дизайн-проекта мероприятия в 3D, режиссирование  мероприятия, написание к нему авторской музыки, организацию шоу-программы, создание презентационного видеоклипа,  печать буклетов и каталогов, макетирование и изготовление тканевых баннеров, проведение фото- и видеосъемки. Особенно хотел отметить услуги по синхронному переводу, эта опция реализуется на нашей площадке с дополнительным ком-фортом и улучшенной эстетикой. Мобильные стены позволяют сделать не маленькую кабинку, в которой обычно сидят специалисты по синхронному переводу, а небольшую комнату со стенами от пола до потолка, окнами и отдельной дверью.

NBJ: Какие еще дополнительные возможности при организации мероприятий дают мобильные стены?

В. ГЛУХОВСКИЙ: Представьте себе зал, который можно поделить на 30 звукоизоляционных помещений вместо трех-четырех. В основном это требуется для конференций с огромным количеством секций. Также в нем можно использовать стены в качестве элементов выставочной застройки. Здесь установлено 2 км направляющих треков, которые позволяют делать очень сложные формы пространства и всякие лабиринты. Это очень удобно для мероприятий, которые несут в себе элементы шоу.

NBJ: Есть ли у Вас какое-то специальное оборудование или мебель для проведения советов директоров компаний? Ведь совершенно очевидно, что это особый вид деловых мероприятий, отличающийся от тех, что Вы описали выше.

В. ГЛУХОВСКИЙ: Давайте вспомним, как проходит обычный совет директоров. Чаще всего его участники – солидные люди – сидят за обычным столом, перед ними на столе установлены небольшие информационные таблички, надпись на которых с трех метров не видна.  У нас есть специальные  столы, которые брендируются, и фасад стола размером 1,2х0,6 м  может содержать  любую полноцветную информацию о компании. Это выглядит гораздо солиднее. Зал может быть разделен  по функциям, оснащен светодиодными экранами и огромными плазменными панелями, к сцене прилегают VIP-комнаты  с туалетом и душем.

Резюмируя все вышесказанное,  я хотел бы отметить, что современный деловой мир организации событий является очень мобильным и чутким к различным переменам, воспринимая профессионализм как владение искусством деталей и предоставление большего объема качественных  услуг за меньшие деньги.  При организации мероприятий на своей площадке мы стараемся отвечать на его запросы.