В марте 2024 года правительство России в очередной раз обратило внимание на актуальность вопросов архивного хранения создаваемых электронных документов, ведомствам поручено предложить новые подходы в этом направлении. Как меняется рынок автоматизации хранения информации, какие преимущества появляются у организации при внедрении электронного архива документов (ЭАД), читателям Национального банковского журнала (NBJ) напомнила директор Центра финансовых решений РДТЕХ Анна ДМИТРАКОВА.

Количество информации и документов во всех сферах экономики растет экспоненциально. Их оцифровка и обеспечение хранения давно не новинка, а необходимость. Недавнее решение о выделении дополнительных мощностей для организации филиала Государственного архива РФ в Обнинске это наглядно демонстрирует. 

Наблюдается два основных вектора в зависимости от задач и уровня зрелости организации – непосредственно создание электронного архива и обеспечение максимального удобства и оперативности взаимодействия с документами.

Функционально выделяются архивы долговременного хранения, оперативные архивы, а также системы электронного документооборота (ЭДО), которые многие пользователи относят к архивам. В бизнес-среде используются все три вида, приоритизация осуществляется исходя из задач и процессов организации.

Напомню, что автоматизация хранения документов востребована достаточно давно. Но за последние годы рынок деформировался, перевес потребности сменился с запросов на оцифровку бумажной документации на необходимость построения полноценного архива электронных образов, иногда с возможностью связки с бумажными документами.

При создании ЭАД первоначально важно сформировать необходимую структуру хранения документов, определить процессы взаимодействия с ними в организации, задействованные корпоративные системы, объем хранимых документов и потенциальное масштабирование. Естественно, на этом этапе автоматически происходит оптимизация процессов, т.к. ряд действий становится избыточным.

Далее идет процесс автоматизации – настройка системы с учетом согласованной структуры и процессов, интеграция с необходимым окружением. Первоначальное размещение документов в разных системах не усложняет проект, современные решения достаточно просто интегрируются с любым источником при помощи API.

Даже если изначальное хранение документов носило хаотичный характер, мы обеспечиваем первичную загрузку уже имеющегося массива, при этом для дальнейшей работы выстраиваем последовательный, удобный для заказчика процесс.  Подобный подход позволяет избежать дискомфорта для пользователей при переходе к использованию новой системы.

Продолжительность внедрения очень разная, она может составлять от 4 до 12 месяцев и зависит от количества подразделений и автоматизируемых процессов работы с документами. Иногда заказчики готовы использовать преднастроенную структуру документов и ролевую модель, в этом случае длительность проекта сокращается до 2 месяцев.

Многие считают, что электронный архив – это часть системы электронного документооборота. Подобный подход является серьезным заблуждением. Большинство информационных систем обеспечивают хранение документов, связанных с бизнес-задачами самой системы (ERP, CRM, 1С Бухгалтерия, даже комплаенс-решения и т.д.), все они имеют распределенный доступ и могут запрашивать прикрепление документа на каком-то определенном этапе. Однако эти характеристики не превращают данные системы в электронный архив.

Электронный архив – отдельное решение, которое обеспечивает структурированное хранение общего массива различных видов документов, оперативный поиск и иные действия с документами с учетом особенностей организации. Подобные системы обладают широким функционалом с учетом приоритетных задач – обеспечение высокопроизводительного хранения большого объема документов, оперативности работы с клиентскими документами, долговременное хранение, информационной безопасности и т.д. Решение интегрируется с корпоративными системами и приложениями, выступающими в качестве источников и конечных потребителей информации.

Решение ЭАД РДТЕХ сегодня используют различные организации, большинство из них – финансовые институты. Сейчас мы завершаем очередной проект построения оперативного архива для крупного регионально распределенного банка. С помощью электронного архива заказчик сможет вести полные электронные досье физических и юридических лиц, автоматически проверять комплектность досье, отслеживать сроки действия документов, местоположение оригиналов документов.

Сложностей в реализации подобных проектов практически нет. На первом этапе требуется оперативное вовлечение команды заказчика для обсуждения и согласования бизнес-процессов. Далее идет обучение сотрудников, оно проходит быстро и комфортно для пользователей. Поскольку решение имеет простой и интуитивно-понятный интерфейс, а поддержка со стороны ИТ-служб не сложнее администрирования других систем заказчика.