Специфика бизнеса кредитных организаций предусматривает большой объем оборота и хранения документации как на бумажных, так и на электронных носителях. Банки обязаны обеспечить сохранность бухгалтерских отчетов по хозяйственной деятельности организации, а также расчетно-платежных документов своих клиентов.

Архив банка – ценный актив, который нуждается в профессиональной и аккуратной организации. Высокий уровень регулирующего воздействия государства, постоянное внимание контролирующих органов, конфиденциальность данных сформировали у специалистов архивных служб финансовых институтов особые способы решения проблем, возникающих  при работе с документами.

Любой российский банк при организации хранения документов непременно руководствуется законом об архивном деле и прочими нормативными актами, регламентирующими правила работы с документами финансовых институтов. Ответственность за соблюдение установленного порядка хранения документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка.

Так, статья 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», именуемая «Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в РФ», гласит: «Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ».

Архивы кредитных организаций давно перестали быть техническим участком, входящим в хозяйственный отдел. Недооценка их значения в современных условиях, недальновидная экономия приводят к негативным последствиям, а зачастую к серьезным финансовым  потерям. Поэтому документы банков, которые дорожат своей репутацией, хранятся в архивах с многоуровневой системой доступа, а уничтожение информации на бумажных носителях осуществляется на специализированном оборудовании в присутствии работников кредитной организации. Конечно, такой подход подразумевает необходимость инвестирования значительных средств в информационную безопасность, ведь конфиденциальные сведения о клиентах – лакомый кусок для злоумышленников.

Эксперты отрасли подчеркивают, что Банк России проводит жесткую политику в сфере сохранности материальных носителей персональных данных, исключающих несанкционированный доступ к ним с момента создания документов до их уничтожения. В марте 2014 года ЦБ обратил внимание банков на необходимость усилить контроль за соблюдением требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Банкам было рекомендовано актуализировать внутренние документы, определяющие: 

• порядок хранения и уничтожения документов, в том числе на бумажных носителях, содержащих персональные данные клиентов;  
• персональную ответственность работников кредитных организаций, осуществляющих непосредственную обработку персональных данных, за сохранение и обеспечение конфиденциальности информации, накопленной в процессе обслуживания клиентов; 
• условия, обеспечивающие конфиденциальность и сохранность материальных носителей персональных данных и исключающие несанкционированный доступ к ним с момента создания этих документов до истечения сроков их хранения, до уничтожения.

Об этом говорится в письме за подписью первого зампреда Центробанка Алексея Симановского, направленном в коммерческие кредитные организации. Несоблюдение требований повлечет проверку регулятора.

Эксперты убеждены, беспокойство регулятора объяснимо: даже крупнейшие банки допускали утечку персональных данных клиентов. В этом случае Банк России не преувеличивает масштаб проблемы, а усиление мер и ответственности не сильно обременит кредитные организации.

В качестве аргумента наблюдатели приводят данные, полученные по итогам исследования аналитического центра InfoWatch. В России в 2013 году было зарегистрировано 109 случаев публичной утечки персональных данных, что в 2,2 раза выше аналогичного показателя предыдущего года. В результате всех этих инцидентов скомпрометировано 3,1 млн записей. Основным каналом утечек по-прежнему остается бумажная документация. Аналитики прогнозируют: число таких инцидентов в банковской сфере увеличится.

Специалисты убеждены: для решения проблемы банкам необходимо использовать инновационные разработки, позволяющие предотвращать нарушения, связанные со злонамеренными или неосторожными действиями рядовых сотрудников.

Конечно, затраты на создание специально оборудованных помещений для хранения документов по карману далеко не всем кредитным организациям. Для решения проблемы эксперты рекомендуют сотрудничать с крупными аутсорсинговыми компаниями, предоставляющими данные услуги. Такое взаимодействие позволит банкам сэкономить средства, а главное, обеспечит удобную систему защиты и хранения информации на различных носителях.