XII Форум административных директоров успешно прошел в Москве, организатором события традиционно выступила компания AHConferences. Более 70 специалистов из различных сфер бизнеса собрались обсудить тенденции в организации офисных пространств и информационные технологии, облегчающие ряд задач офисных сотрудников. Форум прошел в формате живых дискуссий. Вниманию слушателей были представлены успешные практические кейсы специалистов АХО и экспертные доклады поставщиков услуг по управлению эффективностью в административной сфере.

Открыл работу форума административный директор КБ Ренессанс Кредит Максим Кириллов, акцентировавший внимание аудитории на ключевых аспектах выбора нового офиса. Г-н Кириллов разделил процесс выбора объекта недвижимости на две стадии: подготовительную и активную, подробно описав тонкости создания внутренней команды специалистов в области АХО, ИТ, HR, выбора брокера, менеджеров проекта, архитекторов, проведения due diligence.

Тонкостям и нюансам эксплуатации современного офиса было посвящено выступление коммерческого директора УК АРМЭКС Станислава Журина. Г-н Журин поведал о возможностях аудита технического состояния инженерных систем здания: электроснабжения, холодоснабжения, механических систем и систем противопожарной безопасности. Среди базовых рекомендаций были названы наличие на объекте своего собственного запаса расходных материалов, периодическое проведение независимого аудита, обращение внимания на «репутацию» эксплуатирующей компании на рынке.

О «простых сложностях» организации комфортабельного офисного пространства в историческом особняке рассказали представители ВТБ Страхование: начальник отдела коммерческой недвижимости Артур Марзоев и руководитель спецпроектов отдела коммерческой недвижимости административного управления Денис Дедин.

На том, какие новые возможности бизнесу дает современное ИТ-оборудование, остановилась руководитель проектов по системным решениям компании Panasonic Ирина Смирнова. За счет применения нескольких решений в комплексе административный директор может не только сократить расходы на содержание офиса и командировки, но и оптимизировать процессы корпоративного обучения, ЭДО, создать системы видеоконтроля и безопасности, на качественном уровне обеспечить сотрудников связью.

Ключевые факторы успеха организации деловой поездки и некоторые типовые форматы сотрудничества с трэвел-агентством были в центре внимания директора по маркетингу компании Демлинк Трэвел Татьяны Нугмановой. Demlink Online — веб-приложение, позволяющее автоматизировать управление поездками внутри компании, открывающее мгновенный доступ к лучшим предложениям тур. услуг (авиа, ж/д билеты, гостиницы), при этом сохраняющее полную прозрачность процесса обработки и контроля исполнения заказа.

О KPI в управлении деловыми поездками рассказал исполнительный директор Unifest Глеб Барон. Среди основных показателей были названы затраты по контрактам, реализованная экономия, удовлетворенность путешественников, заблаговременное бронирование, соблюдение плана наименьшего логического тарифа и др. По словам докладчика, «система трэвел KPI – не просто цифры, это непрерывный процесс, позволяющий управлять организацией поездок, затратами, а также контролировать деятельность TMC».

Исполнительный директор компании Martela Елена Аралова представила новую концепцию построения офисных пространств - Activity based office, позволяющую повысить эффективность использования пространства до 40 %.

На актуальный вопрос «Как проинвентаризировать 1000 объектов за 10 минут?» ответил в своем выступлении куратор проектов RFID компании AXELOT Владислав Пшеничников. Г-н Пшеничников представил решение RFID:Инвентаризация и Управление Имуществом, позволяющее значительно сократить временные и ресурсные затраты на выполнение операций  с имуществом, минимизировать ошибки и влияние "человеческого фактора", формализовать учет.

Управляющий директор Ренессанс Страхование Григорий Анцыгин остановился на теме управления издержками компании. О затратах, но уже на корпоративные алкогольные подарки говорил и управляющий партнер Prowine Илья Защук.

Директор по административным вопросам Совкомбанка Алена Кулаченкова в легкой непринужденной форме поделилась опытом взаимодействия с подрядчиками, рассказала о том, как правильно «выйти замуж» за поставщика так чтобы на всю жизнь», а также описала тонкости проведения тендеров и оптимизации затрат на офисные нужды.

Результаты реализации проекта по созданию нового многоцелевого инновационного клиентского офиса компании SAP продемонстрировала директор по административно-хозяйственным вопросам SAP в России и СНГ Елена Щелчкова.

Каковы современные тенденции проведения корпоративных мероприятий? Проводить мероприятия собственными силами или обратиться к провайдеру event-услуг? Всегда ли цель  оправдывает вложенные средства?  Эти и многие другие вопросы участники обсудили за круглым столом, завершившим работу Форума. Модератором выступила  начальник административного отдела БНП ПАРИБА Вера Челенк.

В рамках деловой программы форума состоялась выставка, в которой приняли участие спонсоры мероприятия: УК АРМЭКС, Prowine, Panasonic, Demlink, Martela, Axelot, Unifest, Деликатный переезд, Комус, GetTexi, Ecomaster.