Возможности современных специализированных систем бюджетирования позволяют планировать многомерный бюджет многофилиальных организаций с необходимой периодичностью, применять различные методики (например, систему сбалансированных показателей), адаптировать программу к специфичным для конкретного банка расчетам, прописывать процессы согласования, утверждения, контроля и анализа бюджета.

Исполнение бюджета банка требует внимательного контроля и системного анализа с целью оценки эффективности управления ресурсами. Эти процедуры также нуждаются в специальных инструментах автоматизации, причем при выборе информационной системы, в которой будет реализовано бюджетное управление организацией, нужно заранее предусмотреть возможность создания инструментов контроля исполнения бюджета. Руководители организаций финансового сектора примерно так формулируют требования к программным продуктам: «Я хочу, чтобы система позволяла мне ежедневно видеть те статьи доходов и расходов, где есть отклонения фактического исполнения бюджета от плановых показателей. А также я хочу иметь возможность понять, почему это произошло». Иными словами, их основная цель – составить объективную и точную картину состояния банка, его прибылей и убытков, изменений в структуре активов и пассивов в расчетах с дебиторами и кредиторами. При этом руководители хотят иметь возможность делать прогноз на ближайшую перспективу, то есть просчитывать ожидаемые параметры финансового состояния с помощью методов предиктивной аналитики.

Перед внедрением системы анализа и контроля исполнения бюджетов в финансовой организации должны быть сформулированы следующие основные процедуры:

1. Средства контроля исполнения бюджета. Частота, с которой осуществляется контроль исполнения бюджета, математический аппарат для анализа отклонений. Также для обеспечения возможности контроля имеет большое значение наличие бюджетного регламента и положения по бюджетированию – документов, в которых четко зафиксированы все плановые параметры.

2. Способы оперативного анализа и контроля движения денежных средств и исполнения бюджета. Формирование и исполнение платежного календаря, мониторинг дебиторской и кредиторской задолженностей, контроль заявок на оплату, а также размер оптимального остатка денежных средств и механизм финансирования при дефиците денежных средств. В процедуре контроля бюджетов должен быть предусмотрен способ определения допустимых границ отклонений, не требующих вмешательства руководства. Отклонения бывают практически всегда, поскольку бюджет – это набор плановых показателей. Важно правильно подойти к оценке и анализу отклонений. Кроме того, необходимы разработка мероприятий по оптимизации выполнения бюджета и принятие необходимых управленческих решений для нивелирования перерасходов в будущем.

3. Методология анализа, набор управленческих метрик. Перечень показателей для проведения финансово-экономического анализа, описание методик расчета и обзор показателей и отчетов.

4. Формы отчетов, периодичность и сроки их предоставления руководству. Оценка и анализ отклонений, которые превысили установленный лимит, существенный по сравнению с итоговой суммой статьи бюджета, невозможны без разработки необходимых форм отчетов. Отчетность об отклонениях является основным элементом системы контроля. По отдельным показателям (например, поступление выручки от продаж) отчетность необходимо формировать ежедневно, по другим –еженедельно и ежемесячно, в зависимости от характера контролируемых показателей. Отчеты могут быть составлены по всем видам деятельности организации, а могут затрагивать определенные разделы, темы, бюджетные статьи и показатели эффективности. Кроме регулярных, могут составляться отчеты по мере возникновения существенных отклонений или по требованию.

Общепринятого мнения о том, какая ИТ-система наилучшим образом подходит для российских кредитных организаций и их служб внутреннего контроля, не сложилось, выбор конкретного решения зависит от целей предприятия. Тем не менее общие требования – подходящая функциональность и возможность быстрого ввода в эксплуатацию, возможность интеграции с существующими системами.

Система автоматизации внутрихозяйственной деятельности БОСС-Банк обеспечивает ведение учета, контроля и анализа выполнения финансовых планов и дает возможность оперативного планирования и контроля платежных операций, а также построения любых типов отчетов. Финансовый план представляется для двух видов бюджетов: движения денежных средств и доходов/расходов. В роли основного инструмента планирования используются денежные операции (план и факт), которые определяются статьями бюджетов. Денежные операции выступают как элементы ведения журналов бюджетов.

Для настройки бюджетов необходимо указать периоды бюджетирования, валюту и начальные остатки денежных средств. В качестве периодов бюджетирования можно использовать учетные периоды бухгалтерии в случае ведениятбюджетов по планам счетов или плантвыполнения (расписание) при ведении бюджетов через денежные операции.

Система позволяет создавать столько бюджетов, сколько их используется в организации. Для каждого типа бюджета в системе БОСС-Банк создается справочник статей, который и применяется для сбора информации и разнесения поступивших сумм на определенные статьи бюджета. Настройка связи «Статья бюджета – Счет» используется для установления соотношения «Статья бюджета – Счет плана счетов». Ее же можно использовать при создании процедур финансово-хозяйственных операций.

Суммы по статьям бюджета формируются за счет отработки по документообороту плановых денежных операций. В системе можно создать столько типов плановых операций, сколько необходимо для ведения бюджетов. На этапе внедрения автоматизированной системы бюджетирования в банке должны быть регламентированы процессы составления бюджета и накопления фактических данных. Очень важно каждую сумму расхода/дохода идентифицировать со статьей бюджета, и при ведении хозяйственных операций необходимо указывать не только обязательные реквизиты, но и статью бюджета, к которой относится тот или иной первичный документ. Каждая фактическая операция должна содержать дополнительный признак –номер статьи бюджета.

В системе БОСС-Банк реализован следующий механизм контроля исполнения бюджетов: создается товарный документ (счет на оплату), и для него в зависимости от настройки справочника товаров автоматически формируются планируемые статьи бюджета, которые проходят контроль на превышение плановых сумм бюджета и согласовываются ответственным исполнителем. Только после этого возникает платежный документ. После его обработки создается фактическая операция, в которой отражаются статьи бюджета, определенные в счете.

Созданное разнесение на статьи бюджета в фактической операции фиксируется регистрацией в журнале бюджетов, подтверждая факт исполнения. В итоге в системе хранятся сумма планируемого бюджета, сумма бюджета в сформированных документах и фактическая сумма по исполнению.

Система БОСС-Банк поддерживает достаточно произвольную настройку бизнес-процессов. Плановые записи заносятся вручную или импортируются из внешних источников, а фактические заносятся автоматически из интегрированных бухгалтерских или
оперативных систем, используемых в организации. Система позволяет вести оперативный контроль расходов, а также избегать ситуаций, когда фактические расходы подгоняются под бюджетные статьи и происходит переброска плановых расходов под заложенные резервы, а в результате увидеть реальное положение дел и провести надлежащий контроль проблематично.

Трудоемкость сбора реальной информации о финансово-хозяйственной деятельности зависит от наличия системы управления организацией, автоматизированной бухгалтерии и уровня развития информационных технологий. В целом контроль исполнения бюджета достигает своих целей, будучи интегрированным в единую систему финансового контроля, координирующую формирование информационной базы, финансовый анализ, планирование и контроль таким образом, чтобы обеспечить руководство банка необходимым механизмом принятия стратегических и тактических решений.

Подводя итог, необходимо сказать, что разработка автоматизированной системы контроля исполнения бюджетов, безусловно, является одним из наиболее важных аспектов всего процесса финансового планирования и управления в целом. Выбор методов оценки исполнения, системы показателей уникален для каждого конкретного банка и напрямую зависит от тех стратегических целей, которые были поставлены перед ним, и от специфики функционирования банка.

Автоматизация контроля за исполнением бюджета позволит выявить причины неисполнения бюджета, оперативно внести необходимые корректировки, обеспечив при этом целостность данных и оптимизировав трудозатраты. Подобная схема контроля может быть реализована посредством внедрения модуля бюджетного планирования системы БОСС-Банк и обеспечит повышение эффективности и удобства работы всех сотрудников банка.