При организации деятельности банка не обойтись без оформления документов. Экономить время сотрудников при обработке тонн бумаги помогают современные ориентированные системы электронного документооборота. Они повышают производительность на каждом участке работ и делают прозрачными, наглядными и понятными все делопроизводственные процессы, а также движение финансовых средств по документам. Как наилучшим образом оптимизировать свои издержки на документооборот, рассказали НБЖ руководитель проектов компании DIRECTUM Владимир ГНЕДОВ и руководитель проектов компании DIRECTUM Андрей КЛОКОВ.

НБЖ: Как вы считаете, с чем связано большое количество проектов по внедрению систем электронного документооборота? Чем можно объяснить рост этого рынка?

А. КЛОКОВ: Это можно связать с тем, что у банков, наконец, «дошли руки» до внедрения подобных систем. Когда в организации уже внедрены ERP, CRM, BI и т.д., перед бизнесом встает вопрос, каким еще образом можно повысить эффективность с помощью ИТ? Тут и вспоминают о ЕСМ-системах. И, конечно же, не стоит недооценивать вклад вендоров и интеграторов, начиная с их активности в рамках прямых продаж и заканчивая маркетинговыми мероприятиями.

НБЖ: Каково соотношение между «коробочными» и заказными системами в настоящее время?

А. КЛОКОВ: Однозначного ответа на этот вопрос нет. Если даже посчитать количество «коробочных» и заказных продаж, мы не получим репрезентативный результат, так как «коробочное» решение, как правило, служит отправной точкой для внедрения ЕСМ. А уже затем заказчик «допиливает» под себя «коробку», в результате чего решение фактически перестает быть «коробочным».

НБЖ: Какие СЭД-продукты, по вашему мнению, более востребованы - российские или зарубежные? Почему?

А. КЛОКОВ: На мой взгляд, на сегодняшний день более востребованы российские СЭД-продукты. И причин тому несколько. Они выигрывают по стоимости как самого продукта, так и специалистов по внедрению. Также они обладают большой гибкостью, поскольку учитывают и российскую специфику, и мировой опыт в области ЕСМ. Для банков учет российской специфики особенно важен, потому что сильное влияние на их деятельность оказывают регуляторы рынка.

НБЖ: 0 каких новых решениях и современных технологиях СЭД можно говорить? Что может предложить компания DIRECTUM?

А. КЛОКОВ: Сегодня одним из главных направлений развития СЭД является мобильность решения. Согласно исследованиям Gartner развитие мобильных решений становится мировым трендом №2 в ИТ после облачных вычислений. Наша компания также остается в рамках существующих тенденций, предлагая клиентское приложение для мобильных телефонов, решения для iPad - iDecide Documents for DIRECTUM - классический web-доступ к системе, а также возможности работы в инфраструктуре облачных провайдеров.

НБЖ: Какой эффект получает банк от внедрения электронного документооборота? Как быстро он достигается?

А. КЛОКОВ: В наше время ни одна система не внедряется без расчета эффективности. Самый простой способ - посчитать эффективность в рублях и сказать клиенту, сколько денег он сэкономит после внедрения СЭД. В компании DIRECTUM есть своя методология расчета, основанная на модели «Тип эффекта - Проблема - Последствия».

В. ГНЕДОВ: В общем случае можно выделить следующие эффекты от внедрения, которые становятся ощутимыми уже после первого года эксплуатации СЭД:
• уменьшаются затраты банка (на избыточный штат секретарей, на физическую передачу бумажных документов, на поиск и восстановление документов);
• повышается качество обслуживания клиентов банка, а значит, повышается их удовлетворенность и лояльность;
• увеличивается скорость и качество обработки запросов регуляторов, уменьшаются риски, связанные с обработкой запросов регулирующих органов;
• обеспечивается лучшая управляемость - можно планировать и контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения внешней среды;
• в лучшую сторону изменяется корпоративная культура - внедрение СЭД приводит к созданию более эффективных деловых коммуникаций между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений;
• улучшаются моральный климат и степень удовлетворенности сотрудников своим трудом.

НБЖ: Насколько развит аутсорсинг документооборота в российских банках?

В. ГНЕДОВ: У российских банков слишком много опасений, связанных с задачами сохранения коммерческой тайны и иной конфиденциальной информации. Единственной перспективной моделью привлечения внешних ресурсов для построения документооборота является SaaS, когда компания не приобретает программное обеспечение, а оплачивает пользование им как услугой. SaaS, как модель аутсорсинга, при которой заказчик за абонентскую плату использует уже готовую ИТ-инфраструктуру для организации процессов делопроизводства и документооборота, имеет ряд преимуществ по сравнению с другими. Сокращаются эксплуатационные расходы, в более сжатые сроки происходит внедрение СЭД. Все вопросы по организации берет на себя оператор SaaS-услуги.